高校电子文件中心建设研究.pdfVIP

PracUce＆Discussion 究 高校电子文件中心建设研究 ◎胡志富 张军 濮永革 杨珍珍 傅荣校 近年来，学校信息化发展迅速，形 如果没有一个机构或平台来统一集中监 务包括 ： 成了大量有价值的电子文件。这些电子 管、保存 电子文件，那么这些数字资源 (一)抢救性收集已有电子文件。 文件基本由各部门分散保管在其相对独 将无法发挥其应有的价值，甚至会因保 对那些面临 “消亡”的电子文件进行抢 立的系统中，没有统一的机构对其进行 管不善而消逝。其次，目前各部门电子 救性收集 、保管，是建设电子文件中心 集中管理。因此，如何保证这些电子文 文件存在标准不统一，管理条块分割等 的首要任务。目前除电子公文外，其他 件的真实、完整、有效 ，以及如何构建 弊端，使得资源共享和利用受到严重影 各类电子文件的收集T作严重不足，例 电子文件收集、管理和利用体系，成为 响。通过设置专门的电子文件资源整合 如学校各办公网站的发展历史、校内各 高校档案部门亟待解决的现实问题。 机构或平台，能向广大利用者提供 “一 学科专业课程内容的变化过程等。各机 从2004年以来 ，电子文件 中心在我 站式”服务。可以说 ，电子文件中心在学 构既没有义务、也没有动力来保管过去 同蓬勃发展起来 ，各政务系统相继成立 校的发展进程中承载着 对“历史负责、为 的电子文件信息。从实际情况来看，保 电子文件中心的成功示范，为高校解决 现实服务、替未来着想”[1I1的重任。 管这部分信息资源，既加重了各职能部 电子文件管理难题供 了很好的参考借 二、目标与任务 门的工作负担，又没能使这些资源得到 鉴。为了汇集与整合校内数字信息资 高校电子文件中心建设应该采取分 很好的管理与保护，分类不合理、文件 源，为学校发展提供有力的信息资源支 步进行的策略，初期 目标是要摸清学校 散失的情况时有发生。 撑服务，学校应当审时度势，启动建设 各个职能部门形成哪些电子文件，明确 (二)实现电子文件前端控制与全 电子文件中心，促进数字资源全面收集 学校已拥有的数字资源状况，建立电子 程管理。由学校而不是档案馆牵头来建 整合、有效管理及合理利用 。 文件 目录体系；最终 目标是汇集、整合 立电子文件中心，既能避免档案馆后端 一 、 必要性 校内所有需要保管的数字资源，向学校 管理前端、平级之间相互管理的尴尬， 首先 ，高校许多环节已经实现了 师生与领导提供数字资源检索与利用服 又可以实现对电子文件的前端控制和全 无纸化办公，形成了大量的电子文件， 务，传承学校历史文化。因此，主要任 程管理，保障电子文件的真实性、完整 次管理人员。考虑到引进外来人才的难 制度及电子文件使用记录制度等等。最 3【】高晓红： 《档案信息网络管理风险及安全防