略论单位建设工程档案管理.pdfVIP

2010年第 14期 经济研究导刊 No．14，2010 总第88期 ECONOMIC RESEARCH GUIDE SerialNo．88 略论单位建设工程档案管理 王晓玲 (广东海洋大学 后勤管理处，广东 湛江 524088) 摘 要：建设工程档案对于确定工程质量责任、解决工程纠纷以及研究建筑文明具有重要意义。单位建设工程 档案的管理是对本单位建设工程档案的收集、整理、保管和利用服务行为。单位建设工程档案管理人员在档案的收 集、整理、保管和查阅利用服务中，应当做到依法、及时和认真，促进单位建设工程档案管理工作健康开展。 关键词：建设工程档案；收集；整理；保管；利用服务 中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1673—291X(2010)14—0181—02 工程建设是几乎每一个城市、每一个单位无法避免的基 各个时代有正当需要的人士和机构查阅。建设工程涉及立项 本经济行为，它对城市文明与社会经济的发展起到不可估量 单位 、建设单位 、建筑单位 、监理单位 、管理单位等等多个部 的作用。因此，如实记录和保管建设工程档案，就显得十分重 门，涉及人员及档案材料众多，一项建设工程在不同的单位均 要。本文就单位建设工程档案管理的意义、收集 、整理 、保管和 有相应的档案材料，因而很难在一个部门形成完整系统的建 借阅问题略陈管见，以为单位建设工程档案的管理提供思路。 设工程档案，具有复杂性。 收集、整理和保管好建设工程档案 ，做好建设工程档案的 一 、建设工程档案及其管理的含义 查阅服务，具有非常重要的意义。档案是人类文化的载体，建 建设工程档案的定义，理论上虽不存在根本的分歧，但定 设工程档案则是人类建筑文明发展的记录，是研究建设工程 义方式并不相同。如有人指出，工程档案是指在城市规划、建 历史文明的基础材料。同时，档案是产生工程质量责任和法律 设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文 纠纷的基本证据材料 ，对于分清建筑责任、解决纠纷具有不可 字、图纸 、图表、声像等各种载体的文件材料l1]。该定义是以价 估量的意义。 值判断为视角的，但定义中所说价值缺乏可操作性的标准。又 二、单位建设工程档案的收集 如有人指出，重点建设项 目档案是指整个建设项 目从酝酿 、决 策到建成投产(使用)的全过程中形成的应当归档保存的文件 所谓档案收集，就是档案馆根据各种线索，到社会上找 材料 ，即：建设项 目的提出、调研 、可行性研究、评估 、决策 、计 寻、征集有关的档案资料。所谓档案征集是指档案馆以收购、 划 、勘测、设计 、施工 、调试 、生产准备、竣工 、试生产 (使用)等 动员捐献、复制副本等多种有效办法，将散存在社会上和个人 工作活动中形成的文字、图纸 、图表 、声像等形式与载体材 手中的档案收集进馆集中保存的工作3[1。这是从国家档案馆的 料 。此定义则从档案的自然形成范围确定其外延，但失之杂 职能上对档案收集的定义。从建设工程档案视角来看 ，其档案 乱，毫无档案确立的标准。可以说 ，上述定义均具有合理性，但 管理部门众多，既涉及土地管理部门，建设审批管理部门，环 未能就档案本身的功能与外延进行充分的结合。 保消防等部门，也涉及业主、建筑单位等，因而就每个单位的 笔者认为，建设工程档案是指在工程建设项 目的立项准 档案管理部门而言，其档案的收集范围要比国家档案馆收集 备、立项 申请、决策、建设、验收、交付使用与维护等过程中形 档案的范