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吉联系统操作注意事项 　 ☆ 业务操作部分 ☆ 财务操作部分 ☆ 业务操作部分 1委托单列表，系统自动默认当前输入人及输入部门 　　如提单号： 　　　APLU050666360 客服是LEO LI，而委托单是Susan? Su录入的，输入人跳Susan? Su，系统自动跳出：出口操作 Susan? Su，签单地部门：XMN-OPS，装货港部门：XMN-OPS 。这样是错误的！错误的选择将给财务部门及业务部门等统计带来严重的影响：未收款的责任人及部门，部门利润的归属等都不正确。 　因为这里的操作是指客服人员，部门是所得利润的部门，而不是XMN-OPS ，如果委托单是单证人员录入的话，请手工选择如下： 在出口委托单-----“出口操作”选择“客服名字”如 LEO LI ????????????----“签单地部门”选择“业务部门”如XMN-SEA2 ??????????? -----“装货港部门”选择“业务部门”如XMN-SEA2 正确输入如下图所示： 1.1委托单的录入需要注意的几个地方: 　　　委托单界面的船东提单号,开航期,业务员,揽货部门,装货港的部门,卸货港部门一定要录入正确.费用一旦审核,不允许修改船东提单号以及开航期;一旦财务挂帐,业务员,揽货部门,装货港,目的港部门就不允许修改,特别是涉及到异地操作的业务,揽货方在录入托单时,一定要保证这些地方正确,否则会影响到后期财务操作.特别要注意的是,揽货部门一定是公司的一个部门,如PEI-AIR,而不是公司,不要再出现如: 　　UNI-PEK,这种错误的录入. 1.2关于揽货方式及业务类型的录入 　　　海运一旦有录入委托人,揽货方式就会自动跳出来,请每位操作一定要检查一下揽货方式是否正确;空运的揽货部门不是必输项,所以操作录单的时候更要注意.以免影响后期经理以及财务的统计.新增一票委托单业务类型都默认的是海运,如果是CIS 、 SOC 、项目等的业务,一定要重新选择一下，如下图： 2业务员选择的问题 　　　新系统初始化，很多业务员都需要进行维护。遇到要使用的业务员，在新系统尚不存在，请通知IT部门新增，而不能随便选一个进去，这样会影响后期的各项统计。同样的问题，如果费用关系人新系统尚不存在，也请IT新增，不允许随便取一个客户名来替代。 　业务员一旦选错,会造成财务统计错误,若要修改,必须财务取消挂帐,若涉及到已经结帐,修改将给财务带来非常大的麻烦,特别时异地操作,将同时牵涉到双方财务的动作. 3关系人录入错误的问题 　　　新系统不允许取消审核，所以费用关系人的录入及审核尤为重要。请各位经理在审核前一定要先审核仔细，才能做系统审核动作，一旦经理审核完毕就不能再修改了。 　客服提供客户的时候,一定要先跟客人确认完整,以免引起后期的操作.录入费用的时候,请不要去修改结算公司.如果费用保存会提示客户编码不存在的时候,请点开客户名称后面三点,重新选择一下客户就可以. 4业务发生一段时间了，还没有及时修改出运状态 　 　　　货物一旦出运，所以要么“出运“，要么”退载“，“未出运”是货物正在操作中的状态，一旦完结业务，是不允许存在未出运状态的。“退载”状态选上后，系统不允许做修改，若部门挂错只能从IT后台修改。所以，请做好状态更正动作，财务统计货量是以出运状态为准的。 6费用维护—利润—客户名称一定要选择正确 6.1客户名称的显示，为自动跳出的揽货部门。利润一旦挂错，就不能再修改。先从财务部返回，取消所有操作过的动作：对帐单、发票、付款申请、核销等，再从IT后台取消审核功能，导回业务初始状态，重新修改成正确的利润部门。出现的这些问题本该在客服录入费用，经理审核等两方面可以控制的。所以录入的正确及审核非常重要。 6.2 关于费用差价的问题 　　　如果这笔费用已经生成对帐单或付款申请后,是不允许在原有的费用中作补差价的动作.这个时候,要调整金额,直接新增一笔费用作抵消就可以了. 7向代理收的款，误录成人民币了 　　　我们跟代理都是按美金对帐的，即便是用人民币报价，也请换算成美金开DEBIT?NOTE及录入新系统。查找错误的方法如下：筛选币别“人民币”，再筛选录入人员自己的名字，最后筛选”结算单位“，发现结算单位是代理的，那么就是输入错误的。 8账单类别选择错误的问题 生成账单时，请一定要选择正确是“国外账单”“国内账单”，两者号码不一样，一旦选择错误将会影响统计。 　9新系统收付款关系人需与发票关系人一致 　　　根据总部规定，收款客户与费用维护中录入的结算客户必须要一致。如果有不一致的情况，我司收款需要有书面的确认，并在对账中备注栏上注明。同样付款，费用维护中录入的结算客户与付款申请的客户名不一致，一定要把对方的运费催缴附在付款申请上，并在新系统的“付款申请”备注