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创建一体化管理系统 提高信息化管理水平
近年来,龙岩烟草深刻体会到后台管理对于前台作业、内部管理对企业效率的重要影响。龙岩烟草从自身管理实践出发,迎难而上,由知到行,创建一体化管理系统,提高信息化管理水平。
一、创建一体化管理平台,发挥四大功能
在长期的管理实践中,我们发现普遍存在“两难一低”的问题,即人员沟通难——层级之间缺乏有效的沟通渠道;绩效考核难——考核重结果轻过程,对过程缺乏有效的监督;办事效率低——部门内部、部门之间的事务处理效率低。
为解决上述问题,龙岩烟草深入探索,大胆创新,在连城“e化管理系统”的基础上,开发出“一体化管理系统”。一体化管理系统由到位管理、事务管理、绩效考评、营销论坛、远程培训五大模块组成,具备“管、控、评、知”四大功能,即流程管理、质量控制、绩能考评和知识管理。
到位管理模块利用信息技术控制岗位工作流程,实现了流程管理;事务管理模块通过可视化和可量化的事务处理,实现了过程的质量控制;绩效考评模块通过结果考核与过程考核的有机结合,实现了绩能考评;营销论坛和远程培训模块借助信息技术,以案例和教材的形式积累、共享服务经验,实现了知识管理。
二、应用一体化管理平台,实现八个支持
一体化管理系统在连城分公司营销部门率先全员使用,并逐步向上杭和其他分公司延伸推广,连城、上杭分公司在2008年实现专、销两个部门使用一体化管理系统协同事务处理。2009年9月,实现全市营销、物流人员全员使用一体化管理系统。10月,营销、物流人员开始使用本系统进行绩效考核,并逐步打通与营销、物流相关部门一体化事务处理通道。经过两年来的实践和应用,一体化管理系统给我们带来了耳目一新的管理体验,为卷烟营销管理上水平发挥了重要作用,实现了八个支持。
(一)支持事务处理
一体化管理系统用数字化的方式来管理事务,所有工作事务均以信息化形式进行流程管理,有明确的提出人、内容要求、执行人、完成时限,对工作设置难度系数,并对完成质量进行量化评价,实现了工作事务的量化管理。事务提出及评价结果如下图示:
图1: 事务处理流程
(二)支持工作计划管理
首先,待办需求呈现了所有的待办事项,包括“五必做待办”和“待办需求”(其中“五必做待办”是按岗位职责设定的每日、每周、每月、每季、每年必做事项,由系统自动发起;“待办需求”为“客户”按需发起的临时事项)。其次,事务处理模块提供向自己发起要求的功能,通过待办提醒,很好地避免了自身事务的遗忘和疏漏,如同电子秘书随时备忘。系统通过提示事务的重要、紧急程度和办结剩余时间,使员工可以从时间和精力上进行统筹分配,增强工作计划性。
图2: 五必做事项
图3: 临时事项
图4: 备忘事项
(三)支持有效沟通
顺畅的沟通是高效运作的重要保障。一体化管理系统建立了一个有短信提醒、可移动办公的有效沟通渠道,达到了后台支持前台、部门相互协调、渠道顺畅、沟通到位的目的。
图5:短信提醒界面 图6:手机事务处理
图7: 由专卖人员发起的事务沟通处理
图8: 向管理人员提要求得到支持
(四)支持员工客户化管理
服务好企业外部客户已成为共识,但企业内部员工客户化理念仅停留在概念层面。一体化管理系统以信息化手段构建起员工客户化管理的平台,员工之间互为客户,工作中的合理需求得到尊重和满足。
图9: 需求发起方均体现为客户
图10: 完成质量由提出要求方来评价
(五)支持团队管理
一体化管理系统使团队管理更富实质内容:管理者对团队管理的细节得到体现——客观控制和审核所辖部门人员的工作质量及评价情况、全面了解属下人员的工作情况、及时支持属下人员工作;建立团队内部激励机制,鼓励团队成员多做事,提高工作主动性。
图11: 管理者审核
图12: 管理者查看员工在某区间的工作情况
图13: 管理者可抽查下属各级人员事务评价情况
图14: 分组考核及绩效考评结果
(六)支持“五到位管理”
到位管理模块将“五到位管理”的执行方法用信息技术来实现,不仅给一线执行人员一种全新的操作体验,而且大大提高了执行效率。
图15: 一口清
图16: 二案例
图17: 三分析
图18: 四掌握
图19: 五必做
(七)支持绩效考评
只有科学的考评才能
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