企业管理制度31489.docVIP

1 目的 为了加强对文件的控制，树立文件的严肃性，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司管理体系文件（含管理类文件、技术类文件、图纸资料、记录表式）的控制。 3 职责 3.1 公司办负责本制度的监督执行。 …； c）三级条款，如二级条款有若干下一层次内容，应采用三级条款，如：4.2.1、4.2.2、…； d）四级条款，如三级条款有若干下一层次内容，应采用四级条款，如：4.2.2.1、4.2.2.2、…，也可以a）、b）、…、表示；条款号最多为四位。 e）文件头（含标题、文件编号）可采用程序文件格式，也可采用本文件格式，采用本文件格式时，文件应有“编制、校对、审核、批准、发布日期、实施日期”。 4.2.3 文件封面的要求 文件可采用封面，也可不采用，如采用封面文件封面应统一； 文件封面应有文件名称、文件编号、编制、审核、批准、发布日期、实施日期等信息； 文件封面应有受控状态标识，发放时应有发放编号； 文件封面应有公司办统一编制。 4.2.4 文件类型 所有编写的文件（含记录表式）应采用“WORD”或“EXCEL”类型。 4.2.5 各部门在编写文件时，文件格式应符合要求，文件审核人在审核时，应对文件格式进行审查。 4.3 文件发放 4.3.1 所有文件由公司办统一发放，发放管理应符合《文件控制程序》要求。 4.3.2 发放前，由公司办确定文件发放范围，经管理者代表确认后，实施发放。 4.3.3 文件下发时，应收回作废文件，作废文件管理按4.9条款执行。 4.3.4 《管理手册》、《程序文件》发放至部门级，相关作业文件发放至作业现场，发放时应在文件封面加盖“受控”章、注明发放编号、标明使用部门，如文件无封面，则在文件首页上加盖“受控”章、注明发放编号、标明使用部门。 4.4 现场文件管理 4.4.1 现场使用的管理体系文件必须是现行有效版本，不得使用无效版本文件，以下情况之一可视为无效版本文件： 无批准； 无文件编号； 无受控状态； 无实施日期。 4.4.2 文件领取人不得在非工作时间持有文件，不得将文件带出公司外，不得复印。 4.4.3 文件领取人应妥善保管领用文件，因保管不善导致文件丢失，其责任由文件领取人负责。 4.4.4 公司所有下发的文件，应保持清晰，不得乱涂乱画。 4.5 文件评审 4.5.1 文件在执行过程中或新文件发布前，如需进行评审，由公司办组织相关部门、确定组织评审人员对文件进行评审。 4.5.2 文件评审过程中，评审人员对评审后文件的充分性和适宜性负责，评审后应对所评审文件存在的主要问题及随后应采取的措施进行记录。 4.5.3 评审时，由原文件编制部门记录评审意见，并执行评审意见的更改。 4.6 文件更改 4.6.1 本公司文件采取换页或换版方式更改。 4.6.2 文件在执行过程中，如需更改，应明确更改的文件名称、编号、更改的条款及更改后条款内容。 4.6.3 更改应详细说明更改理由，涉及工艺更改的，应有更改后工艺验证的记录。 4.6.4 文件更改时，应由申请部门提出，填写“申请单”，写明更改的文件名称、编号及版本号，并说明更改的原因。 4.6.5 文件更改审批人在审批更改前，应对更改的文件是否为最新有效版本文件进行审查，同时应对更改后的文件是否符合要求（内容完整性、措词严密性等）进行审查，审查无误后方可签字，并确定更改后文件的发放范围，报公司办更改。 4.6.6 文件更改审批人应对更改文件的正确性负责。 4.6.7 因工作需要，如需在原有文件基础上增加内容，审批人在审批时，应指明增加到哪个文件及文件编号。 4.6.8 如要编制新文件，审批人应指明由哪个部门来实施拟制，拟制完成后，方可在“申请单”上签字，并确定文件发放范围后交公司办，由公司办确定文件编号，统一控制。 4.6.9 文件更改、增加时，申请部门应将修改、增加的电子文件提交公司办，修改的电子文件应用红颜色的字体注明更改的内容，必要时应在文件末尾附上更改说明。 4.6.10 各部门申请更改、增加的文件内容应具体、规范，格式应符合本文件4.2条款要求。 4.6.11 文件如发生重要修改，在更改后文件发布前，应由编制部门组织评审，执行本文件4.5条款。 4.6.12 公司办在对文件更改、增加时，应对照提交的“申请单”查看是否提交了电子文件，如未提交电子文件，则退回“申请单”，公司办在对文件执行正式更改时，应对原文件备份，更改后，应对文件修改状态进行更改，同时备份文件应作废，并按4.9执行。 4.6.14 如向公司办提交的更改或增加文件申请，因信息不充分导致公司办无法执行的，由公司办退回申请部门，视同未提交申请。 4.6.15 更改后文件发放时，公司办应填写“文件更改通知单”，随更改后