文件的分类.pptVIP

四、文件的分类 分类是归档文件整理工作的基本步骤。是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。 我区统一采用“年度—保管期限”的分类方法。若有的条线规定与我们的规定不一致时，凡档案需进馆单位必须按我们的规定执行；若档案不进馆单位可自行决定。 1、按年度归档： （1）一般文件归入文件签发年度。如表彰性文件。 （2）跨年度办结的文件归入办结年度。如处理案件、同一问题的来文和复文等； （3）跨年度的会议材料放在会议的开幕年。 （4）几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度。如会议记录、介绍信、审批表、统计报表等。 2、按保管期限归档： 文书档案分为三种保管期限即永久、长期和短期。 保管期限划分标准： （1）属永久保管的文件材料有：凡反映本单位机构、领导人员、编制、职能、行政区域变化，综合性、年度性总结、会议材料，本单位制定的各种规章制度、业务标准或规定等。 五、“件”的排列 排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。即在同一保管期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。 事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。一般一份文件就是一个事由。 六、编制归档号 归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。在每份归档文件上的体现就是加盖归档章。 1、盖章要求： （1）归档章一般采用红色印泥，盖在归档文件首页上端的空白处。一个单位归档章加盖的位置应统一； （2）归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容； （3）若归档文件前有文件处理单（办文单），归档章可加盖在文件处理单（办文单）上。 2、归档章具体栏目的填写： （1）全宗号：是档案馆给各个进馆单位编制的代号。有全宗号的可照实填写，如“3-8”写成“0308”；没有全宗号的暂空不填。 （2）年度：填写文件归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2005”，不必加“年”。 （3）保管期限：填写归档文件保管期限的简称，即：永、长、短，不可用“1、2、3”等代码表示。 七、编制归档文件目录 编目是指对归档文件编制归档文件目录的工作。编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。 此项工作在手工管理条件下，需要档案人员手工录入；若实行文档一体化管理模式，此工作在文件收发时可一并完成。归档文件目录可作为盒内目录放置于每个档案盒内最前面。 填写归档文件目录的要求： 1、件号：填写室编件号。作为一件看待的文件只编一个件号，但一组会议材料等应分别编件号。 2、 责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。可写通用简称或全称，注意不要用“本部、本局、本镇”等。若是几个文件组成的一件，只填写排在最前面的文件责任者。 八、装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时应注意以下问题： 1、不同归档年度的文件不应放入同一档案盒； 2、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒； 3、装盒时尽量选择厚度适宜的档案盒放置文件，并做到下边齐，防止文件在盒内弯曲。 4、统一使用省档案局监制的无酸化档案盒。有2、3、4公分的档案盒。一个单位使用的档案盒应厚度相对统一。 盒签例图： 档案盒封面的填写： 备考表的填写： 备 考 表 九、档案排架 1、排架方法：从左至右、从上至下。 2、编制盒号：用铅笔分保管期限编制年度 流水号。 第三章 今年归档工作的要求* 一、切实加强文件材料的收集，确保应归档材料齐全完整。各单位要认真做好文件材料的收集归档工作，确保应归档文件材料的齐全、完整和内容真实。各单位在开展收集工作时，应注意部门业务材料、声像、电子等特殊载体材料及相关资料的收集整理。 * （2）属长期保管的文件材料有：凡反映本单位主要职能活动的文件材料，本单位一般性的人员变动、工资调整材料，本单位编印的简报，受表彰的文件，基层上报的年度性、综合性重要文件，上级条线部门下发的法规性、政策性文件等。 （3 ）属短期保管的文件材料有：凡上级部门、同级兄弟部门分发的一般普发性文件材