什么是文件管理控制程序？.docVIP

文件控制程序 1 目的 确保管理体系有关文件的充分性和适宜性，确保各相关场所使用的文件为现行文件的有效版本。 2 范围 本程序适用于与本公司管理体系有关的文件的控制。 3 职责 3.1总经理负责批准发布公司的方针、目标和指标，管理手册。 3.2管理者代表负责组织相关部门进行手册的编写与修改；负责管理手册的审核；负责程序文件、主要管理文件的批准。 3.3企管科负责体系文件的归口管理。 3.4各部门负责本部门相关文件的管理。 4 程序 4.1文件的分类及控制 4.1.1管理体系文件分为三层： 第一层：管理手册（包括公司的方针、目标、指标）； 第二层：程序文件； 第三层：包括各部门为使管理体系正常运转所制定的部门管理制度、应急预案、工作标准、岗位职责、操作规程、各种记录、表格、报告、清单、方案、计划等与公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件。 4.1.2体系文件由企管科归口管理，各部门建立本部门的受控文件清单。 4.1.3外来与管理体系有关的文件统一由相关导入部门审核，管理者代表批准，由企管科编目、存档、发布实施；相关导入部门负责文件的跟踪，当文件换版时，确保使用的文件是有效版本。 4.2文件的编号 4.2.1管理手册编号 编号规则：公司代号-管理手册代号-年号 版本号/修改次数； 公司代号：AAAA；管理手册代号： SC；年号：2008；版本号：A、B、C……等；修改次数：第几次修改（见4.4.1）。 例如： AAAA-SC-2008 A/0 表示AAAA有限公司管理手册2008年第A版，第0次修改。 4.2.2程序文件编号 编号规则：公司代号-程序文件代号-序号 版本/修改次数 公司代号： AAAA；程序文件代号：CX； 序号：该要素的第几个程序文件； 版本号：A、B、C……等；修改次数：第几次修改。 例如： AAAA-CX-01 A/0：表示AAAA有限公司管理体系的第1个程序文件，第A版,第0次修改。 4.2.3第三层文件 编号规则：部门简称—年号-序号 版本/修改次数 部门简称：表示由该部门组织编制，具体见4.2.6；年号：表示该文件下发年号；序号：表示该部门的第几个文件；版本号：A、B、C……等；修改次数：第几次修改。 例如：安环-2008-01 A/2，表示安环部2008年下发第一个文件，A版第2次修改。 4.2.4记录： 编号规则：部门代号-记录代号 -记录序号； 记录代号：JL； 部门代号：表示由该部门负责。具体见4.2.7； 例如：QG-JL-01，表示企管科管理体系的第1个记录。 4.2.5外来文件：执行文件原有代号。 4.2.6各部门简称和分发号（控制号） 生产办公室：生产办；安全环保科：安环；工艺质检科：工艺；设备科：设备；热电车间：热电；制气车间：制气；合成车间：合成；压缩车间：压缩；尿素车间：尿素；电器车间：电器；仪表车间：仪表；机修车间：机修；技改办公室：技改；企管科：企管；党政办：党政；行政科：行政；保卫科：保卫；财务科：财务；物资供应科：物资；煤炭科：煤炭；销售科：销售 。 分发号由数字构成，与各部门具体对应关系由企管科根据情况自行决定，但必须以保证唯一性为原则。 4.2.7部门代号 生产办公室 SC 设备科 SB 工艺质检科 GY 安全环保科 AH 制气车间 ZQ 热电车间 SQ 压缩车间 YS 合成车间 HC 尿素车间 NS 电器车间 DQ 仪表车间 YB 机修车间 JX 技术办公室 JB 企管科 QG 党政办 DZ 行政科 XZ 保卫科 BW 财务科 CW 物资管理科 WZ 销售科 XS 煤炭管理科 MG 备注：公司原有编号延用。 4.3文件的编写、审核、批准 文件的编写、审核、批准应有严格的程序，以确保文件是适宜的。 4.3.1手册 企管科负责组织管理手册的编写。 管理者代表负责手册审核，总经理批准发布。 4.3.2程序文件由企管科负责组织各部门编写，管理者代表审批发布；第三层文件由各部门负责编写，部门负责人审核，主管副总复审，总经理批准。 4.3.3为确保在使用处得到使用文件，《管理手册》和《程序文件》应该发放到部门，三层文件发放到各部门。各部门负责相关文件发放管理。各部门按照“4.7”规定保管文件。 上述文件由企管科负责登记、发放、并建立发放记录及备案存档。 4.4文件的版本与受控状态 4.4.1版本标识 版本号用字母表示，从A开始；修订次数用阿拉伯数字，从“0”开始。 4.4.2文件受控状态 文件分为“受控”、“有效”和“作废”三大类，与管理体系运行紧密相关的文件应为受控文件。文件编号和分发号是文件受控的标识。所有受控文件必须在该文件封面注明分发号，需要时加盖受控印章。文件受控的标志是“文件编号+分发号”的唯一性。 4.5文件的发放与登记 4.5.1三级受控文件的