档案数字化的再探讨.pdfVIP

档案数字化 的再探讨 口 牛秀英 [提 要] 本文主要 阐述 了档案数字化 的意义，提 出了馆藏档案数字化不仅仅是建设档案 目录数据 库，档案 内容的数字化才是档案数字化的方向 。文章还着重根据不 同目的提 出了相应的档 案数字化 的格 式 选择 ，并对其优缺 点进行 了比较 ，进而针 对不 同类型文件 的通用格 式提 出了建议 。 [关键词] 档案 数字化 文件格式 随着数字技术 的不断成熟 2、提供 高 效 、优 质 的服 二、档案数字化 的范围 和应用，数字概念和技术已经和 务。档案数字化，改善了档案管 我们的工作及生活紧密 的联系起 理工作 ，使档案管理部 门从封 闭 1、档案 内容 的数字化是档 来。2l世纪是信息技术革命高涨 走向开放 ，从档案的保管和利用 案数字化的方向 的世纪，作为各个领域 、各种社 职能向信息采集、管理和服务职 综合档案馆 的馆藏档案是 会活动历史记录 的档案，其信息 能转变，实现 了档案信息资源 的 一个非常浩大 的信息系统，档案 载体正快速地 向数字化发展，数 合理配置、科学管理 ，从而为社 的数字化必然是一个庞大复杂的 字档案将是未来档案 的主体。我 会提供高效 、优质的服务。 过程。实施馆藏档案数字化一般需 们在档案管理 中要努力提升档案 3、降低档案利用成本 。通 要分两步：一是建设档案 目录数据 信息 的价值，充分发挥档案的作 过数字化档案管理系统 即时查询 库；二是档案内容的数字化。 用，对档案信息进行数字化管理， 利用所 需要 的电子文档数据原文 建设 档 案 目录 数据 库 ， 即 既可以对档案原件进行保护，又便 (件 )信息 ，避免 了传统档案利 是对 收集来 的档案进行主题词 、 于档案信息的快速传递。 用方法对档案 资料实体 的多次辗 分类号等标引项的录入 ，形成机 转所造成 的大量时 间浪费和重复 读 目录。机读 目录相对于传统 的 一 、 档案数字化的意义 劳动现象，从而提高工作效率， 簿册式 、卡片式 、图表式等手工 降低档案信息利用的成本 。 检索工具来说是一种极大 的进 所谓档案数字化是指利用 4、提供利用方便 、快捷。 步，可以便于利用者通过计算机 数据库技术、数据压缩技术 、高 档案收藏的 目的除保存历史记录 快捷 、准确地检索到有无所需 的 速扫描等技术手段，将传 统介质 以外主要是为 了利用。而数字化 档案，但不能在权限内获取载体 的档案和已形成的 电子档案，系 的档案信息可 以通过 网络等现代 内容。因此，档案内容 的数字化 统组织成具有有序结构的档案信 技术实现数字化档案信息的网上 才是档案数字化 的方 向。 息库。档案信息数字化建设的最终 集成化查询 、检索和利用，为需 档 案 内容 的数 字 化 包括 文 目的是将数字化 的档案信息 网络 求者提供方便快捷的档案信 息服 本文件 的录入 、照片或 图形图表 化，实现资源共享，笔者认为：其 务方式和途径 。 的扫描、音像资料 的数据转换 、 意义应从以下几方面显现出来。 5、实现 资源共 享 。在 当今 实物档案