医院档案管理电子化问题的思考.pdfVIP

经 验 交 流 中 国 民族 民 间 医 药 Experiencecommunicate Chinesejournalofethnomedicineandethnopharmacy ·165· 医院档案管理电子化问题的思考 张俊双 山东省德州市立医院，山东 德州 253000 关【键词】：医院档案电子化管理；思考 【中图分类号】R197．3231 【文献标识码】A 【文章编号】1007—8517 (2009)15-0165-02 随着办公 自动化 、无纸化等事物 的出现 ，使 医院档案 式容 易造成数据丢失 。如遇质量较差 的磁盘 ，会影 响文件 的生成方式发生很大变化 ．诸如医院文件 的起草 、签发 、 的可读性 。 催办 、归档等运作过程在计算机和通讯线路 中进行 ，这样 3 依靠原纸质档案立卷工作基础 。实现与各职 能的交融集 档案 的前身必须 以机读文件为主要形态 ，那么档案也 自然 成 以机读形式存在 ，这些档案 的利用方式与纸质载体档案 的 纸质文件归档经过多年实践 ．已形成相对稳定 的工作 利用方式有很大差异 。这种变化预示着 医院档案工作者将 程序 ，有较好 的工作基础 。开展医院电子文件归档也要 以 面对更多的机读形式 以磁盘为载体的档案。广大信息检索 人为本 ，形成一套规范的工作程序 。由于大多数计算机与 者关心 的是信息 的内容 ，这些信息可能来 自不 同的机读形 信息管理人员对医院档案工作较为陌生 ．不像立卷归档人 式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供 出来 ，是医 员从事医院档案管理多年 ，容 易通过学 习培训达到 电子文 院档案信息工作发展的必然趋势。 件归档的技术要求 。所 以，依靠原纸质档案立卷工作人员 ， 1 电子文件定义及其特点 比以计算机与信息管理人员为主体 ，重新建立归档工作 队 所谓 电子文件是指人们在社会活动中形成 的，以计算 伍更现实 。由于整理纸质档案大多采用手工操作 的方法 ， 机盘片 、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体 的文字材料 。 这与 电子文件处理手法相差甚远 ，需要新 的知识和技术手 它主要包括 电子文书、电子信件 、电子报表 、电子 图纸等 段 ，现有 的立卷人员 尚不适应 医院工作发展 的需要 ，要通 等。与纸质文件 比较 ，电子文件有以下几个特点 过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握医院信息 1．1 电子文件不再是直观的纸质文件 ．它需要借助现代办 管理 自动化 的基本知识和技能，担负起 电子文件归档工作 公设备才能阅读利用 ： 的重任 。 1．2 电子文件可 以直接由计算机等现代办公设备迅速地处 4 “两套制”归档的必要性 理和传递 ； 由于 印章和签署是文件生效的主要标志 ，在现在技术 1-3 电子文件 的利用是可共享的．也不再受时间和距离 的 条件下 ．对一些具有凭证作用和法律效力 的文件必须 以纸 影响 ： 介质形式保存 。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性 ， 1．4 电子文件 的保存条件和环境要求与纸质档案不 同，它 以及 电子文件 的易修改性 ，也有必要将重要 的电子文件制 对保存场地 的面积要求不高，而对环境的温湿度 、防磁性 成硬拷 贝存档 ，以确保数据的安全 。 目前 ，电子文件 、纸 等条件 的要求很高。 质文件转化为档案一般采取 “双轨制 ”，归档内容形成 “两 2 医院电子文件的归档 问题 套制”，即纸介质与磁