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ERP系统在制造业实施的难点剖析
李清有
ERP即企业资源计划,它企业内部供应链上的所有环节如订单、采购、库存、计划、生产制造、质量控制、运输、分销、服务与维护、财务、成本控制、经营风险与投资、决策支持、实验室 / 配方、人力资源等有效地进行管理,从管理范围和深度上为企业提供了更丰富的功能和工具。当前市场经济全球化生产环境复杂多变消费者的需求瞬息万变企业为了适应这种需求纷纷ERP管理。实际上ERP能成功跟人员有很大关系。
●思想观念有待转变。基础数据准备是一项工作量巨大又极端复杂的工程,很多企业由于对其认识不足,投入的人力、物力有限,造成基础数据准确性低、准备工作进展缓慢,直接影响了ERP项目的实施进度与效果。
保证基础数据的准确、完整是ERP系统实施的前提条件之一,没有统一规范的基础数据源,ERP的实施就会是一句空话,因此,针对这些问题,企业应采取以下措施加以改进:
●ERP系统内部的信息传递都是依靠统一的代码来实现的,因此,企业必须有专人负责物品编码工作,编码规则应当统一规范,并将其落实到各有关职能部门,有条件的应当设立样品库,便于各相关部门参照执行;
●编码部门要依据各物料性能及其在企业生产中的重要性程度,对数据源进行科学分类,便于各职能部门熟悉掌握各基础数据的名称与编码规则,确保ERP系统的顺利实施;
●以编码部门为主导,建立起行之有效的信息沟通与反馈机制,以进一步提高数据的精确度;
●制定严格的规章制度和奖惩条例,从制度上保证数据的准确性与时效性。
ERP系统的二次开发与企业流程再造
在我国企业工业化进程滞后于西方发达国家,推行ERP必涉及到企业管理的变革与改善。
1、产品质量问题的处理
ERP软件对生产过程的监控可以细化到工序,甚至是工序的各工步(包括排队等待加工、加工运行、完工转移或报废等工步),实现了财务与生产业务更高效的同步,为企业更精细的管理提供了条件。在生产过程中,往往会因为原材料质量、技术参数变化、设备运行状态或人为失误等原因而出现产品的质量问题,因此品检部门必须对各工序进行实时监控,发现质量问题及时提出解决方案,这时就存在返工处理和报废这两种处理流程的权衡选择:
(1)返工处理流程。产品的返工修复会额外占用工时、台时和物料,这需要在成本上有所反映。因此,必须在ERP系统中及时作如下返工处理流程:将不合格产品从完工转移工步退回到该工序的排队工步,这时系统会自动冲销该工序已生成的成本信息,然后将额外占用的工时台时与返工前该工序的已用工时、台时及耗料之和作为实际成本,重新对该工序作“工序移动”事务处理;如需额外用料,则由仓库管理员针对该任务追加发料。此时,ERP的财务子系统将对“工序移动”、“领用物料”两项事务自动进行会计处理,返工的费用被累加进实际成本中。
(2)报废处理流程。对于报废产品的处理,需将报废产品从移动工步移至该工序的报废工步并输入废料账户,财务管理子系统将自动进行会计处理,从该任务的实际成本中扣除报废产品的各项标准成本。
这里有两个问题值得注意,一是返工处理时,对于采用计件工资核算的工序,要避免人工费的重复计算;二是对于技术上可修复的产品,企业应在判断其是否具有经济可修复性的基础上,综合技术、客户需求等因素选择较合理的处理流程。
2、委外加工的处理
委外加工业务在制造业中是普遍存在的,许多企业在各道工序上几乎都有委外加工产品,且发出的加工材料与加工后半成品的入库在数量、批次及时间上难于同步,因此加工费用的归集分配难度极大,容易造成成本信息失真。通过对诸多制造业在ERP实施过程中对委外加工业务的处理实践,依据各企业对委外加工物资的管理模式不同,可采取以下几种模式来实现委外加工业务的处理:
(1)简单处理模式:由加工产品的需求车间领出委外加工物料,交由采购员(或指定专人)拿出去委外加工,加工结束后,由该车间办理接收。收到加工费发票时,直接在财务管理子系统上手工进行应付账款处理,再按比例分摊委外加工费。
该方案主要由加工产品的受益部门完成,其操作流程简便易行,且符合传统的会计核算模式,但未能在ERP系统中实现财务与委外加工业务的集成,无法反映出委外加工费与任务的对应关系,适用于ERP实施初期或委外加工业务比重小的情况。
(2)将委外加工作为一项特殊的采购业务:在发出委外产品时,由系统自动产生委外加工采购申请,由采购员创建采购委外加工服务的采购订单,最后由车间进行加工物料的接收处理,委外加工费则由财务管理子系统自动归集到具体订单任务上。
该方案主要由采购部门执行,它的处理思路新颖,有利于企业进行成本控制和细化管理,保证成本信息的真实性和准确性,但操作步骤复杂,对最终用户要求高,适用于ERP实施后期的完善阶段或委外加工业务比重大、可分批结算的情况。
以上几个方面,是制造业实施ERP系统
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