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2005年档案学术研讨会 浅谈档案馆档案利用数据统计与实际效益 陈碧珊 （海珠区档案局） 摘要：档案是信息资源的一种，其作用和价值相当广泛。收集和管理档案的根本目的，除了不使其散失和安全保存外，主要是为了开发与利用。而在档案信息资源开发利用工作中，存在着传统式的被动(即坐等)服务形式和不重视档案利用信息反馈的两大问题，已严重影响着档案信息资源的开发与利用和档案事业的健康发展。本文针对问题，重点对档案利用数据统计与档案实际效益作一探讨，与档案界同仁商榷。 关键词：档案利用 数据统计与实际效益 　　随着社会主义市场经济体制改革不断趋向深入，档案和档案工作已为社会所熟悉，不但国家机构和社会组织的公务人员，而且不少家庭和个人，都知道必须保管、利用好档案，为建设中国特色的社会主义服务。越来越多的机关、企事业单位、团体和老百姓利用档案解决自己在工作、学习和生活中的难题。档案信息开发利用成为档案工作最具活力、最具关键性的一项工作，是档案工作的最终目的。然而，在档案信息资源开发利用工作中，存在着传统式的被动服务形式和不重视档案利用信息反馈等问题。如果这些问题得不到解决，将会在一定程度上影响了档案信息资源的开发利用和档案事业的健康发展。 1、当前，在档案信息资源开发和信息反馈工作中存在的主要问题 1．1局限于档案利用数据统计，不求档案的实际效益 每到年终，档案行政管理部门在要求基层档案馆编制年报，了解档案利用情况时，只需统计几个利用数据，如利用人数、利用档案卷(册)数、页数及复印数据数等，而不了解通过档案信息资源的开发与利用，而所获得的社会效益和经济效益。收集统计档案利用数据，虽然亦能反映档案的利用情况，但这是表面现象，说明不了档案给社会和经济建设带来的价值和作用。也就是说，统计几个数据只能揭示表面现象，而不能揭示档案利用的实质，即实际效益。这是各地各级档案部门普遍存在的一个问题。 1．2在档案馆查(借)阅利用时，只要求填写其利用目的，不求深层次了解，失去档案利用信息反馈的机会 在通常情况下，利用单位和利用人来档案馆查(借)阅档案时，均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外，就是还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较简单，如“工作参考”、“提供产权依据”、“补办结婚证”等等。由于不作深层次了解，利用结束亦就了结，而失去了档案利用信息反馈的机会。档案信息资源的开发与利用，可分两个阶段。第一阶段，又可称初级阶段，即利用者到档案馆查(借)阅档案或档案馆主动为利用者提供档案，这时只反映档案利用情况；第二阶段，又可称为高级阶段，即档案通过利用者在工作、学习、生产等社会实践中的利用，不同程度会产生一定的社会效益和经济效益，也就是体现了利用档案的作用和价值，通过信息反馈而求得。而要取得这种信息，事先必须有所了解和掌握，即在利用时有目的地作些深层次了解，并一一记录在案，以利日后跟踪调查。 1．3有了利用实例，不求汇集编发重返社会 有些档案馆虽也注重档案利用信息反馈工作，收集有价值的档案利用实例，但只是作为档案目标管理认证和达标的材料，因此收集后就将实例束之高阁，不汇编发表，重返社会，影响档案信息资源的开发与利用。如果将利用实例编发，不但会促进档案的开发利用，使社会和全民更加认识档案、了解档案，使档案的使用价值得到进一步体现，而且可大大提高档案馆的社会地位和知名度。 1．4编研工作滞后，远远跟不上档案信息资源的开发利用需要 由于利用单位或个人不了解馆藏情况，即你馆藏中究竟有些什么资料可供社会利用。因此，档案管理人员必须了解信息社会动向和需求，结合馆藏实际，有目的、有计划地编研一些参考性、指导性的资料，提供社会利用。然而，各地各级档案馆编研工作滞后，跟不上社会发展和经济建设的需求，影响档案信息资源的开发与利用。 2、档案馆应在了解和掌握档案利用实际效益上下功夫 综观各地各级档案馆都能够把每年档案资料查阅利用情况反映出来，即某某年查阅有多少人次、多少卷(册)档案，但该年数百人次、利用数百卷(册)档案，有什么社会效益和经济效益呢?却一无所知或知之不多。为此，笔者认为档案馆查阅利用情况需要了解和统计，但不能仅限于登记数字和填送报表，还应当运用这些数据说明问题，更重要的是从了解和掌握档案利用实际效益上下功夫，即了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益。要想取得成果，除了要求利用者主动反馈信息外，档案馆亦可进行跟踪调查。调查收集档案利用实际效益。 2．1认真做好查(借)阅登记工作 查(借)阅登记是档案馆在档案查(借)阅时必须做的一项工作。在登记时，一要认真负责，按项目一一填写清楚，必须填写的项目不要漏填；二要把查(借)阅档案的利用目的，填写清楚，不可填写得太简单，如“工作参考”等，应填明作那一项工作参考，填明具体内容和将起到的作