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记录管理程序 HX-GP-02 版次：C 目 录 1．目的 2 2．适用范围 2 3．引用文件及标准 2 4．职责 2 5. 程序 2 5.1 记录分类 2 5.2 记录的控制要求 3 5.2.1 格式 3 5.2.2 填写 3 5.2.3 标识 3 5.2.4 贮存 3 5.2.5 保护 3 5.2.6 形式 3 5.2.7 检索 3 5.2.8 修改 3 5.3 记录管理的过程控制 4 5.3.1 记录的收集、整理和分析 4 5.3.2 贮存、借阅和保管 4 5.3.3 计算机系统数据库记录 4 5.4 记录的保存期限及处置 4 5.4.1 记录的保存期限及处置 4 5.4.2 到期记录的处置 4 6. 附件 5 附件1 记录管理流程图 6 附件2 质量、环境及职业健康安全体系记录控制清单 7 1/13 记录管理程序 HX-GP-02 版次：C 1．目的 本程序旨在对质量、安全与环境管理体系所要求的予以控制，以提供对产品、过程和 体系符合要求及体系有效运行的证据。 2．适用范围 本程序适用于公司总部、事业部/专业公司及下属各职能层次证明产品、过程和体系符 合要求和质量安全与环境管理体系有效运行的记录。 3．引用文件及标准 《管理手册》HX-GM 《文件管理程序》HX-GP-01 《城市建设档案著录规范》GB/T50323-2001 《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001 《中国核工业华兴建设有限公司档案管理办法》（华兴发[2008]51号） 《中国核工业华兴建设有限公司建设项目档案管理办法》（华兴发[2008]55号） 4．职责 4.1 总部职责 规划运营部 负责质量、职业健康安全、环境管理体系记录的管理及记录控制的监督检查。 信息中心 对竣工资料的收集、整理进行指导、检查和监控，以确保工程资料归档的质量，并及 时对已验收的竣工资料进行分类、装订、存档。 相关职能部门 按程序及标准要求建立并保存相关的质量、安全、环境体系记录，建立本部门的记录 清单，并按程序要求对记录实施控制。 4.2 事业部/专业公司 按程序及标准要求，建立并保存相应的质量、安全、环境体系记录,并根据本单位的 实际情况建立质量、安全、环境体系记录控制清单。 5. 程序 5.1 记录分类 按体系要求，记录分类如下： 1）产品质量记录：反映合同要求并最终交付业主产品质量的记录，在本程序中称为 “竣工资料”。 2/13 记录管理程序 HX-GP-02 版次：C 2）体系运行记录：除产品质量记录外,公司一体化程序中要求的其它记录，如管理评 审记录、内部审核记录等。 公司规划运营部负责组织记录的分类并形成清单，经主管领导批准后发布。 事业部/专业分公司在满足公司记录分类清单要求的前提下，可结合自身的实际需要 进行适应性调整。 因外部条件或其他要求的变化，分类清单修订后需重新发布。 5.2 记录的控制要求 5.2.1 格式 记录使用的格式，应符合合同规定、程序文件或专项规定的要求。 5.2.2 填写 按照合同规定要求或相关程序文件要求填写记录中的相关项； 记录应及时填写，填写应规范、清晰、整洁、避免涂改； 记录不