如何做好行政专员.pptVIP

如何做好行 政 专 员 行政专员的工作职掌 会议 事业年度行事厉的编订 年度计划启动与管理 会议规划与召开 会议行政 行政 日常公文的审阅流程维护 事业群本部总部行政作业 资产 事业群固定资产管理并督导各公司固定资产管理作业 事业群本部的产险投保作业与理陪申请作业及出险统计 会议的行政管理 会议前的准备工作 会议进行中的工作 会议结束后的工作 会议前的准备工作 会议目的的设定 与会人员的遴选 会议时间之选择 会议地点之选择 拟定会议议程 分送会议通知 会议资料的准备 会议场地的布置 开会前之最后审视 会议进行中的工作 保证设备的正常运作 认真做好会议记录 会议结束后的工作 会议记录的整理 会议记录的发放 会议记录的追踪 会议记录 如何管理总经理总厂长的行程 公文的管理的规范要求 * 责任感、忠诚度 聪颖机敏、敏感度高、反应迅速 沟通协调能力 细致周到、事无巨细 配合度高、降低主观意识 过硬的心理素质--抗压、调整 老板肚里的蛔虫—默契 善于学习、自我提高 具备一定的语言能力（中文写作、英语、日语） 行政专员应具备的特质 会议内容 出席人员 页数 记录 签核 会议主席 地点 时间 会议主题 为顺利完成上述工作须参考的相关制度及表单 1、集团会议管理办法 2、集团经营管理程序 3、各种会议表单（可向事业群总经办索要电脑档） 3-1 子公司管理月会表单 3-2 子公司经营月会表单 3-3 子公司经营月会季检讨表单 3-4 子公司年度计划及预算表单 3-5 各功能研讨会及共识会表单 4、x x 公司年度行事历 5、x x 公司 x 月份会议议程安排表 6、总经理 x 月行程表 7、未完成及待办事项汇总表 8、公文签办状况纪录表 9、集团印信管理办法 10、文书作业程序 行政会议管理 相关制度及表单 功能 使用表单管理 根据；总部会议行事历安排 事业群会议行事历安排  公司会议行事历安排 制定出：总经理月、周行程规划表 总经理出差行程表  使用Outlook日历管理 将总经理行程安排输入Outlook日历，并与总经理连网，同步处理信息，可以达到最有效、最精确、最及时的管理总经理的行程。 定期UPDATE总经理行程 未完成事项追踪 记录 提醒 追踪 查询 整理 纸型档公文 一、将公文以流水账形式录入电脑，使用Excel文档 （参考：公文收发记录表） 二、当公文得到核准后，请进行扫描作业，并按照序号作好图 档保存。 三、以月为单位，将公文收发记录表和当月公文进行存档。 四、通过以上程序，实现了公文的电子化管理。对以后的追踪 、查找、使用提供了最大的方便性。 五、便于归类、分析公文的异常状况，并提出改善建议。 OA公文管理 与主管级的高阶层人士相处，重要的是尊重与谦虚，称呼他时冠上头衔。对话时站起来表示尊重并专著谈话内容。 平日要留心其他关联部门在忙些什麽。遇上人家请你帮忙，义不容辞、有效率地完成它，绝对会引起其他主管对你的好感。 工作往往是靠各部门互相支援、协调而做好的，所以你平日不妨抓住机会建立好这层关系。工作能力固然重要，但良好的工作态度会掩饰掉工作品质上的不足，年轻又经验不足的同仁尤其要注意这点。 与同事相处，为取得信赖，一定要言行一致和具有亲和力。 敬重资深同事，常向他们虚心讨教。 与同事相处的艺术 不吝于和同事共享资讯。口中常挂“谢谢”、“对不起”。 踊跃参加公司的活动、而且不介意为大家服务。 不贪小便宜，偶尔请请客。 代接同事电话并写下留言。不推卸责任。 注意自己的形象，不在大庭广众之前与同事起冲突。 切记自我膨胀，我行我素的作风必会引起纠纷。 女性职员不可将家里养尊处优、或大小姐脾气带到办公室来。 讲话必须要有分寸，和同事谈笑要保持一定的幽默感和稳重。 同一办公室上班的同事，彼此之间尤其要互相照顾、互相关心。创造一个气氛欢娱融洽、有人情味的办公环境。 * * *