秘书礼仪 教学课件 作者 姜倩第五章 秘书办公室礼仪 第四节 办公设备使用礼仪.docVIP

秘书礼仪课程教案（第五章） 授课题目 第四节 办公室设备的使用礼仪 课时安排 1 教学 目标 了解使用公用电脑的礼仪、使用复印机的礼仪、使用传真机的礼仪，掌握收发传真的礼仪。 教学重点 收发传真的礼仪 教学难点 发传真的礼仪 授课类型 理论、讨论 教学方式 讲授、讨论 教学资源 多媒体 教学基本内容与教学设计 一、使用公用电脑的礼仪 1．工作优先原则 2．公用电脑要注意保养 3．合理使用公用电脑 4．出现故障要及时声明 5．不要把公司电脑当做娱乐工具 6．注意文件的保密，不经过允许，不私下查看别人的东西 二、使用复印机的礼仪 1．遵循先来后到的原则 2．不复印私人资料 3．认真处理换碳粉和卡纸问题 4．注意保留好原件 5．自觉登记 三、使用传真机的礼仪 1. 遵循先来后到的原则 2. 不发私人传真稿件 3. 及时更换传真纸、认真处理传真机故障 四、收发传真的礼仪 1．发传真的礼仪 （1）发送传真前应通过电话确认对方是否方便接受传真，尤其是对方传真机为公用或手动设置的传真机时，发传真前打电话确认就显得更为必要。 （2）发送传真时为方便接收者准确接收，应制作传真件的封面，或在传真资料上注意接收单位、部门和接收者的名称。 （3）传真件的文件不可太长，通常应控制在10页以内，太长的文档应选择其他的发送途径，如邮寄、电子文档等。 （4）机密文件的发送不宜使用公用传真机。 （5）传真信件要注意格式、称呼和敬语，信尾还应有签名。 （6）传送完毕要确认。打电话给对方，确定他们是否收到、收齐。 （7）传真机使用完毕要登记。 2．收传真的礼仪 （1）对方要发传真时，应及时的给予传真信号。 （2）接到传真后应立即办理，以防误事。秘书收到的传真，应作如下的处理： 1）认真阅读传真件，判断是否应由上司处理。 2）对传真件按待批件、待阅件，紧急件、不紧急件进行分类，并写明文件摘要，便于上司批阅。 3）将上司批示意见复印后转发，呈送给相关部门，必要的时要进行追踪，以获得反馈结果。 4）对重要传真件要进行整理存档。 5）传真内容为外文的，应及时译出。 课内练习 模拟发传真和收传真的礼仪 课后作业 1．使用公用电脑的礼仪 2．使用复印机的礼仪 3．使用传真机的礼仪 4．小李是某公司总经理办公室的秘书。这天她收到贵州客户南方公司总部发来的传真，说有三位同事到要到上海，请帮助安排接机并预订宾馆。小李向总经理汇报后，总经理让她处理这件事，小李办理完毕后马上用传真回复对方都安排妥当。此后，她又多次发传真与对方联系，落实相关事宜。在这次接待过程中，小李热情周到，客人很满意。客人离沪后，小李整理出这次接待过程中的八封往来传真，然后： A.将传真立即销毁；B.先将这些传真保存起来再说；C.在传真上注明“一年之后销毁”。