商务沟通 第2版 教学课件 作者 黄漫宇编著 9.pptVIP

WRITING 内容结构： ◆ 报告的写作 ◆ 商务信函（英文）的写作 一、报告的写作 报告是一种搜集研究事实的人由于某种目的而要求提交报告的人之间的信息或建议的交流形式。 1.报告的常见类型 开题报告 中期报告 工程报告 财务报告 营销报告 事故报告调研报告 计划报告 评估报告 可行性报告 工作报告 口头报告 2.成功报告的必备条件 报告内容统一，只涉及一个主题 报告内容应该完整 所提供的信息准确 应按照一定的逻辑顺序、有层次地描述主题内容 内容表述清楚 报告以简单、精练的风格写作 报告对于所有可能的读者来说都应是易于了解的 3.报告的格式 带有公司名称地址的信头 尊敬的刘总经理： 根据您的指示，我前往冷港工业园调查我公司是否可以在该区择址建一个工厂，现在我非常高兴地提交我的初步报告。 该工业园区是专门用于建立企业的，位于…… …… 尽管存在这些问题，冷港工业园区的厂址在其他方面都非常符合公司的要求，我觉得公司应该接受这一地点，并马上开始动工。 此致！ 发展部经理 2004年12月25日 4.长篇正式报告的要素 前页 ——扉页（见下例） ——授权（授权调查范围、区域、目标） ——目录 ——附表与附图一览表 ——前言、引言 ——致谢 ——摘要 授权调查范围实例 “关于全国互联网络发展调查报告”的调查范围 我国互联网络上网计算机数、用户人数、用户分布、信息流量分布、域名注册等方面情况的统计信息，对国家和企业动态掌握互联网络在我国的发展情况，提供决策依据有着十分重要的意义。1997年，经国家主管部门研究，决定由中国互联网络信息中心（CNNIC）联合互联网络单位来实施这项统计工作。为了使这项工作制度化、正规化，从1998年起CNNIC决定于每年1月和7月发布“中国互联网络发展状况统计报告”。统计报告发表后，受到各个方面的重视，被国内外用户广泛引用。本次为CNNIC第十六次调查。 该项工作得到了信息产业部等国家主管部门的大力支持,各互联网单位、调查支持网站以及媒体等也对CNNIC的调查工作给予了支持与配合，保证了中国互联网络发展状况统计调查工作的顺利进行。 引言实例 这次调查是应李明先生的要求，在与中华大学工商管理学院的教师探讨之后进行的。 该调查是TE资助的一个大型商业发展项目的组成部分，于2004年夏天进行。调查的目标是： …… 背景情况 调研方法 研究的结果 建议 感谢本次调查涉及到的所有国家娱乐器械有限公司的职员，是他们不惜时间和精力为我们提供帮助才使调查工作顺利进行。 主报告 ——内容简介 ——事实和讨论 ——结论（如果合适的话，提出一些建议） 附页 ——参考书目和文献 ——附录 ——索引 附：毕业论文的一般要素 1.摘要 2.目录 3.附图与附表一览表（非必备） 4.正文 5.注释 6.参考文献 7.附录（非必备） 8.致谢 5.报告的写作过程 （1）确定目标 要点：做好受众分析 ——受众对信息的第一反应是什么 ——受众需要多少信息 ——以何种方式编辑信息会激发受众的兴趣 确定目标要点 为什么写这份报告？ 为谁写？ 他们希望你包括哪些内容？ 他们希望以什么方式表述？ 什么时间提交报告？ 以中心思想句概括 （2）研究和搜集材料（综合阶段） 搜集一手的信息——调查法、观察法、实验法 调查法 人员调查：成本高，易受到调查人员影响 电话调查：受众范围有限 邮寄调查：反馈率低 网络调查：受众有限，受到网速、垃圾邮件的限制，但成本低，快速 搜集二手信息 a.图书馆 b.报纸、杂志 c.网络 （3）组织材料和计划报告 步骤：整理分析数据、文字资料 （4）写作报告初稿 写作内容简介 写作报告的正文 写作最后部分 写作摘要 准备目录、附录等 现在把报告放上一两天，然后再进行 无情而客观的修改。 （5）修改报告 从整体上看一看你的初稿 考虑标题、目录、简介和结论，以及它们之间的关系 检查正文 大声朗读，最好找别人作为听众 检查你的视觉辅助材料 （6）制作报告 留给打印、编辑和校对的时间永远不够！ 密排的版面容易使眼睛疲劳。 二、 商务信函的写作 1.信函是商务沟通的重要工具   信函是商务文书