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科技查新的信息管理 顾建德 （上海交通大学图书馆 上海 200030） 摘 要 论述了基于Windows操作系统和以Access数据库为核心设计开发查新数据库管理系统。由易到难介绍三种实现方式。 关键词 查新管理 数据库管理 ACCESS ? 目前，全国一级、二级科技查新机构共有300多家，像大学图书馆的二级查新机构，从前几年查新项目一年才一、二十个，到今几年一年达二、三百个，因此除了保存纸质文件外，文件的计算机数据库管理作为科技查新管理手段之一越来越显得重要。 计算机数据库管理的优越性在于文献体积缩小、保存成本降低、便于查找数据资源。实现查新项目的计算机数据库管理称为查新数据库管理系统。 查新人员一般都为非计算机专业人员，尽可能使用简便的方法建立查新数据库管理系统。为此选择Microsoft Office 2000中的Access数据库作为核心来完成查新数据库管理系统，系统达到基本功能不用编程；如你能使用ASP的话，就能实现使用Web页面添加记录、查询与修改记录。 1.???????? 系统基本功能 a)???????? 数据输入：在数据输入窗口输入查新课题的主要信息，如课题编号、课题名称、委托人、word格式的查新报告全文等。 b)??????? 课题查询：在数据查询窗口可根据输入的主要信息查询某个查新课题（查新报告除外），当没有限定时可浏览数据库的整体内容。 2.???????? 主要技术要求 系统运行平台采用Windows98或Windows2000，应用软件使用Microsoft Word、Microsoft Access、ASP。 3.???????? 数据库设计 使用Access建立数据库，按照具体要求可设置如表1所示。 表格 1数据库的字段设置 字段 数据类型 ? 字段 数据类型 查新ID 自动编号 ? 报告日期 日期/时间 课题编号 文本（主键） ? 认证单位 文本 课题名称 文本 ? 查新人 文本 委托人 文本 ? 查新报告 OLE对象 委托单位 文本 ? 属性 文本 “查新ID”可以查看数据库中有多少数据；“课题编号”不能有重复,因而设为主键；“查新报告”存放word格式的查新报告全文，为避免输入时的遗漏，此字段设为必填字段；“属性”可按课题性质分类。 在数据库内设置用户权限，以实现不同用户对管理系统的管理权限，防止一般用户的误操作；或在数据库内隐藏数据库窗口，在主面板设立二个按钮，一个链接只能添加记录的窗体，一个链接检索窗体，防止用户删除、修改等误操作。 4.???????? 系统实现方式 完成管理系统可根据对计算机软件的熟悉程度可分成三种实现方式，由简单到复杂逐步提高。 a)???????? 通过网上邻居 在一个工作组内，把由Access完成的管理系统放在运行Windows2000的计算机上作主机，其他计算机作终端，可通过网上邻居运行管理系统。在主机上可设置其他计算机访问权限，防止不明用户的访问。工作组连接与实现示意如图1所示。终端连上主机并运行管理系统，就宛如在自己的计算机运行管理系统。 ? 图1工作组连接与实现示意图 b)??????? 使用web页查询 把管理系统放在运行Windows2000的计算机上作服务器，并添加Internet信息服务(IIS)组件；使用Access数据库创建数据访问页，实现用浏览器检索、修改数据。在让客户机访问服务器的数据访问页之前必须设置用户与密码，以保护管理系统的数据安全。实现方式示意如图2所示。客户机要使用IE5.0以上版本的浏览器。 ? internet 服务器 客户机 ? 图2实现web查询方式的示意图 c)??????? 使用web页输入数据 实现形式与上述方法完全相同，主要难点是使用Web页输入OLE对象的查新报告字段，Access数据库不能在数据访问页中创建相对应OLE对象输入框。要实现Web页的数据输入需要熟悉ASP( Active Server Pages)，通过ADO对象存取服务器端数据库的数据。实现Web页输入数据，会给数据输入带来很大的方便。 查新工作需要规范化和标准化，建立查新数据库管理系统是查新工作的一部分。用Windows2000操作系统和Access数据库建立查新数据库管理系统，它特点是成本低，实现容易。建立查新数据库管理系统便于国家对查新机构的统一管理。 ? 参考文献 1.???????? David Buser John Kauffman,et al Beginning Active Server Pages 3.0 1999 by Wrox Press. All rights reserved 2.???????? 王理勤. 查新与文献检索