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第九章 秘书工作管理 教学目标： 1、了解秘书工作管理的原则 2、了解秘书工作过程管理的各项要领 3、理解秘书工作成果的特殊性 教学重点： 1、秘书工作管理中的一般原则和人本原则 2、秘书工作管理中的激励原则和能级原则 3、秘书活动中的弹性分工与灵活调度 教学难点：秘书工作管理中的一般原则和人本原则 课时安排：4节 第一节 秘书工作管理的原则 一、一般管理原则 适用于各级各类组织。主要包括： 分工合作。有助于落实工作职责，提高工作效率，加强整体性。 权利和责任。二者互相联系，委与责任而不授予权利，是组织上的缺陷。 纪律。纪律是管理必不可上的。纪律应尽可能明确、公正。 统一命令。一个组织中的某一个人，只能接受一个上级的命令，否则秩序会被打乱，稳定难以维持。 统一指导。一个组织只能在一个领导和一个计划指导下协同力量，统一行动。 个人利益服从整体利益。 合理报酬。 民主与集中。应根据单位规模、条件、领导人的素质、道德、品质，以及从属人员的可靠性等因素来确定。 等级链。建立关系明确的权威等级链结构，以保证上下沟通灵敏。 秩序。“人皆入位，人尽其职”。 工作稳定。人事应保持相对的稳定性，不断变动，影响工作顺利完成。 创新性。事业发展壮大、保持生机与活力的重要表现。 集体精神。保持团结、协作、融洽的关系。和谐。 二、人本原则 对人要全面认识：生物人、社会人、职业人。对秘书活动的管理，要特别从秘书职业的特点出发，去认识、理解、尊重、体贴、关心、爱护、帮助秘书这种“职业人”。 三、能级原则 “骏马能历险，耕田不如牛；坚车能负重，渡河不若舟。”应知人善任，任人唯贤；人尽其才，用人所长。 四、激励原则 运用多种管理手段，启发、调动秘书人员发挥积极性与创造性。运用好物质和精神两大激励因素。 第二节 秘书工作的过程管理 秘书机构内的科学管理，是保证秘书部门的工作和组织机构的同步运转，充分发挥秘书部门的职能和加强秘书队伍建设， 积极培养秘书人才，提高秘书人员的素质和秘书部门的工作效率的保证。 一、秘书活动的弹性分工与灵活调度 在一般情况下，秘书部门要按照群体工作任务和秘书个人专长，进行合理分工，做到职责明确，各司其职。在突击任务时，则要强调机动性，加强配合，发挥整体功能。 二、为领导群体服务的周密安排 一个组织内部，所有领导人的工作都需要秘书人员协助和提供服务。这种情况，就要求秘书活动要适应整个领导集团的工作需要，适应领导群体的多重需要。对秘书活动的计划和指挥既要突出重点，也要周密地考虑全面工作。 三、对常规性工作和突击工作的合理部署 在正常情况下，秘书活动需要有长期的计划和稳定的部署，使秘书活动一环套一环地按常规运行。在突击性任务到来之际，秘书部门主管在调动主要力量，保证突击工作任务的同时，还要分配一定的力量，坚持常规性工作，以保持常规性工作的连续性和组织整体的正常运转。 四、掌握秘书工作有张有驰的工作节奏 秘书部门的工作任务繁重，一年四季很少有空闲工夫。这就要求在秘书活动的计划和指挥过程中，把握好有张有驰的工作节奏，防止造成紧张时日夜加班，轻松是无事可干，时而超负荷运转，时而疲沓松懈，突击任务到来时被动地“打疲劳战”，较宽松时又一味地坐等任务的现象。 五、秘书工作的监督与控制 组织领导不仅要以阻止普通成员的规范来制约秘书人员的行为，而且要根据秘书职能活动的特点，对秘书人员的职业行为进行监控。科学的监控机制是有效管理的重要环节，也是提高秘书工作效率的必要条件。 （一）秘书活动范围的弹性控制 （二）秘书活动效率的定性监控 （三）秘书工作目标的考核监控 秘书人员职责目标及考核参数（百分制） 序号 目 标 要 求 标分 考 核 扣分 1 起草、审核报告总结等材料 20 漏核一次 2 差错一次 2 一件未按时完成 3 2 调查研究、分析整理工作情况、信息资料 20 重要信息未及时处理一次 信息失真一次 3 2 3 负责编印《情况反映》 15 反映失实或之后一次 不能及时印发一次 2 4 4 负责准备会议事务 15 材料准备不充分，差一份 会场事务处理不当，出一差错 3 5 5 综合协调成功效率达到90%以上 10 低于90% 低于80% 2 3 6 完成领导临时交办的事项 10 完成任务效果不好一次 延长了完成任务的时间 2 2 7 与其他秘书或其他部门工作人员相互配合完成工作任务 10 与他人合作不当，出现一次矛盾纠纷 2 办公室主任职责目标及考核参数（百分制） 序号 目 标 要 求 标分 考 核 扣分 1 组织全体人员各司其职，做到领导、部门群众、往来单位四满意 15 管理不当，办公室出现差错一次 3 因工作疏漏失误引起有关方面不满一次 4 内部成员受到行政处分一人次 3 2 调查研究、