秘书管理制度.docVIP

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秘书管理制度.doc

学院办公室秘书管理制度 总则 为促进学院办公室秘书工作的规范化、制度化、流程化,提高各项工作的质量和效率,促进院长与学院各部门之间的信息沟通,协助院长顺畅处理日常事务,现结合我院实际情况,制定本制度。 第二章 管理原则 一、双重管理原则:即秘书受院长及所在学院办公室主任管理; 二、双重负责原则:即秘书对院长及所在学院办公室主任负责; 三、秘书工作原则:服从安排原则、沟通协调原则、同心合作原则、积极主动原则、工作保密原则。 第三章 秘书工作性质 秘书作为院长的工作、生活服务人员,要协助院长做好日常事务的处理,能服从院长的安排,做好学院各项工作的上传下达,保证各项信息的有效性和实效性,要成为院长的得力助手。 第四章 秘书必备素质二、秘书的职业态度主动性(Initiative) 适应性(Flexibility) 团队精神(Team work) 尊重他人(Respect for People) 创新精神(Creativity) 坚持原则(Uncompromising Integrity) 服务与贡献(Service Contribution) 认同与分享(Sharing) 秘书礼仪素质 良好的道德修养 谦虚而恭敬落落大方的态度 秘书的重要职业技能日常事务处理、出差安排 1、接受活动邀请活动议程,判断重要程度,征询意见;? 2、对于同意参加的活动事先安排日程;了解活动议程征求意见提醒应参与哪几项活动带好活动议程、名片等资料 6、活动中关注的需要,注意保持在的视线内整理业务资料和名片? 3、对于熟悉且非常重要的客人,但如果自己不能确定,一定要征询相关负责人的意见;为对方准备,同时礼貌地暗示对方的下一个约会何时开始,请对方注意时间;? 6、对于熟悉且非常重要的客人,由秘书情况做出解释,让来访者觉得他随时都会受到欢迎,同时征询来访者意见,或帮助他安排和相关负责人见面;留下来访者的联系方式和资料,待方便时,如果需要可进行后续安排;?7、对于与其它部门业务相关的来访,可以告诉对方相关部门的联系方式,留下对方的联系方式和资料,转交相关部门处理; 注意事项:有些来访者听不进秘书所做的任何解释,死缠着非见不可,一定要毫不妥协—但要注意礼貌—反复进行解释并提出建议。 秘书文字支持应达到的要求: 针对性强——文档处理要直接、明确地去解决某个具体问题,提出意见和办法。 具体真实——具体是指收文人看了文档后知道该怎样去做,真实是指实事求是。 条理性强——文字工作具有明确的指导作用,可操作性强,因此对拟制文稿的条理性要求尤为突出。 时限性强——要写得及时,否则会延误时机。 ?有固定的格式秘书文字支持的种类: ?传真和邮件(详细处理流程见前) 业务类文档(正式文件、报告、总结、PPT制作等) ?一般信件、感谢信、邀请函等 ?1、准备?(1)明确行文要求。秘书应事先了解行文目的、收文对象、主要内容,在与相互沟通中,准确领会领导意图,并据此进行写作。?(2)确定主题。主题一般是说明事物、汇报工作、阐明政策中所表述的基本观点和主张。选择正确的文种。调查研究收集材料。在接受授意后,秘书应进行深入的调查研究,收集标志材料。 ?(1)合理安排正文的表述次序,可使文档内容紧凑有序,纲目清楚,前后衔接紧密,方便收文人阅读与正确理解。?写好开头与结尾。开头用以唤起收文者注意,引导阅读?(3)用词用字应准确、规范,应正确标明标点符号。?(4)文内使用简称时,一般应当先用全称,再注明简称。审核修改、发布文档拟好后,应认真、严肃地反复进行审核与修正。 审核修改的步骤是,首先由秘书自己反复推敲修改,对于重要的文档还要组织讨论,最后提交审核批准、发布。 1

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