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办公室日常管理 办公室概述 办公室实务 办公室工作技巧 办公室概述 ◆办公室涵义 ◆办公室的环境 ◆办公室的布局 ◆办公室写字台摆放 办公室涵义 广义： 机关职能部门 狭义： 办公的屋子，或者是设在领导身边，直接为领导服务的综合部门 办公室环境 办公室布局 主要分为：开放式、封闭式 开放式办公室 在大的空间里包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具、椅子、电话、计算机等设备的存放空间。 封闭式办公室 又称为传统办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间给一个或几个人使用，带有办公桌等相应的设备。 办公室布局 案例 谷歌中国办公室  办公室写字台摆放 忌座背门 ； 忌座后有窗； 避免将写字台正对着门； 后墙左窗右门最宜 ； 职位越高要离大门越远。 图例 办公室实务 ◆接待 ◆电话 ◆开会 ◆出差 办公室实务 一、接 待 接待工作准备 收集来宾情况 甲乙二企业都是天地公司的合作单位。一次甲企业的副经理到天地公司商谈业务，天地公司的陈总经理为了表示友好和重视，出面接待，全程陪同。 不久乙企业也派了一位副经理来天地公司，陈总经理工作太忙，就让赵副经理出面接待。乙企业已知道甲企业来时是陈总经理接待，非常不高兴，认为天地公司对他们不尊重，没有诚意，本来想商谈的项目就不谈了。  ①对方与我方的关系。当对方的来访事关重大或我方非常希望发展与对方的关系时，往往以高规格接待。 ②一些突然的变化会影响到既定的接待规格，遇到这种情况，一定要及时向客人解释清楚，向客人道歉。 ③对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。 案例讨论 赵厂长原定接待合作单位的厂长及其助手，可接待前接到上级单位通知，要赵厂长于接待那天去参加一重要会议，不得缺席。赵厂长只好请另一副厂长出面接待了，作为接待人员，此时应该需要做哪些事情？  注意事项 落实接待事项 准备接待材料 准备接待礼物 预定住房 准备宴席 安排交通工具 通知陪同人员 接待活动的实施 宴请基本要求 选择好合适的地点 选择好参加的人员 基本礼节：文明、礼貌、热情 参观考察接待 1、加强沟通，了解对方意向。 2、安排好时间、参观地点和陪同人员。 3、特别重要的接待，要制定好路线方案。 4、遵守公司保密规定。 各 类 礼 仪 参会基本礼仪： 不迟到、不早退；认真聆听发言，重点内容应做记录； 不做与会议无关的事，如看报纸、抓耳搔腮、转笔等； 坐姿端正，不倚、不靠、不斜坐，并且要正面面对发言者，以示对发言者的重视和尊重，同时也是对自己的尊重； 把手机关闭或至少调成振动状态。 位次安排 主席团成员位次安排遵守规则： 中央高于两侧 右侧高于左侧 前排高于后排 主席台位次安排 小型会议 半圆形会见座位安排 会见位次 主 客 人 桌子 人 谈判排位 客 方 6 4 2 1 3 5 7 谈判桌 主 方 7 5 3 1 2 4 6 签 字 桌 7 6 5 4 3 2 1 合影位次安排 办公室实务 二、 电话 接电话 电话机旁要常备记录本和笔 重要讯息要及时记录，并有追踪落实机制。 接电话的人就是要解决问题的人 接电话时避免回答：“他们”、“不知道”、“这不归我管”。  打电话 不要用办公室电话聊私事 打电话前理清要点 选择时机，长话短说 轻松一下 办公室实务 三、会议 开会的通病 没有明确的目标和程序; 准备不充分; 没人发言和离题； 盲从或漠然； 无人负责也无人追踪； 太多人参加。 如何改善会议 ◇确定是否有必要开会 能在办公室说清楚的，就不要进会议室