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设备档案数字化管理探究 ——以燕山石化设备档案数字化工作为例 ■胡永贺刘瑛 摘要：设备档案数字化是一项耗用较大人力、物力、 化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统 财力的系统工程，从前期规划到实施再到最后验收评估， 进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利 工作环节复杂多样，由此有必要在进行设备档案数字化 用，实现资源共享。按照集团公司、燕山石化公司等上级 前作出明晰规划，耐心妥善解决现实问题，最终实现建设 部门针对开展设备档案数字化工作的要求，档案管理中 现代化数字档案馆的美好蓝图。 心以专业化重组后设备档案集中管理为契机，通过深入 关键词：设备档案数字化 调研分析、精细规划，于2010年上半年开展了生产设备 档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技档案数字化工作。 术、数字摄影技术《录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、 一、设备档案数字化工作背景 存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它将 各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字 档案作为一种原生的信息资源，具有不可替代的凭 2007年10月，北京地铁5号线正式开通试运营。所以在档案原件套数不足(如基建文件中的决策立项、用 地拆迁等文件通常只有一份原件)的情况下，以缩微品档 2008年7月，在北京奥运会召开前夕，北京地铁10号线 一期、奥运支线(北京地铁8号线一期)和机场线三条轨案归档具有一定的优势。同时，减少了纸质档案的归档， 道线路正式通车。2009年9月，地铁4号线正式开通。这也缓解了城建档案馆的库房压力。像轨道交通工程已进 几条线路的竣工档案也在工程竣工时同步归档。 馆缩微品档案四百余项，万余册档案。以缩微品载体形式 在经历了多条线路的施工建设后，我馆与各参建单 进馆，既保证了建设单位竣工档案原件的归档，又节约了 位都意识到《市政基础设施工程资料管理规程》及《建筑 档案馆的库房空间，可谓两全其美。 工程资料管理规程》中的内容及部分表格已不能满足其 三、根据工程建设特点。调整档案接收模式 专业特色与要求。通过多方努力，《轨道交通工程资料管 理规程(土建篇)》于2008年5月1日正式实施。2010由于轨道交通工程里程长、参建单位多，如果按以往 年12月30日，北京地铁开通亦庄线、大兴线、房山线的按工程项目移交的档案接收模式，会影响到档案归档 (闰村至郭公庄)、15号线一期(顺义线，首开段望京西到 的进度。我们针对施工标段众多的特点，以施工标段为单 后沙峪)和昌平线(一期西二旗到南邵)五条新线。这五条位，做到工程成熟一个，移交一个。这种化整为零的移交 轨道交通线路工程竣工档案的内容与组卷要求都以《轨 模式具有诸多优点：一是便于竣工档案的咨询指导与验 道交通工程资料管理规程(土建篇)为依据。归档的内容 收；二是便于竣工档案的移交与归档；三是便于竣工档案 按区间、车站工程以及不同的施工工法进～步细化。 的整编与查阅；四是减轻了竣工档案缩微的压力。由于轨 (二)轨道交通工程竣工档案的载体形式按规程的要 道交通工程的工程特色，逐渐形成了一种特殊的档案接 求及时调整 收模式：即各施工单位形成的施工文件及竣工图先行移 在2003年《市政基础设施工程资料管理规程》实施交，然后是移交整条线路的监理文件，最后是全线的基建 之前开工的轨道交通工程竣工档案的载体形式主要以纸 文件归档。这样的接收模式保证了轨道交通竣工档案的 质载体为主。2003年《市政基础设施工程资料管理规程》及时归档。 实施之后，由于《市政规程》中规定了：属国家及北京市重 由于我馆对轨道交通工程竣工档案接收工作的高度 点、重大市政基础设施工程项目的工程档案应采用缩微 重视，取得了可喜的效果。今后，轨道交通工