信息时代的电子档案管理.ppt

信息时代的电子档案管理:无法回避的挑战 必须跨越的巅峰 广东省企业和建设项目档案信息化 应用技术演示会 2010年4月29日 大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。以信息化带动工业化、发挥后发优势、实现社会生产力的跨越式发展，是在全球化背景下我国企业发展的目标和方式。当前，企业信息化建设和发展成效表明，无法适应信息化的传统管理面临着或被取代、或必然随之转化的重要时刻，企业档案管理也是如此。信息技术的发展和广泛应用越来越清晰地表明：信息时代的电子档案管理，既是我们无法回避的挑战，也是我们必须跨越的巅峰。 一、转变观念 走出电子档案认识上的误区 问题的由来：档案信息化建设开展多年来一个绕不过去的概念就是，我们到底是对电子文件管理还是对电子档案进行管理。 影响：正是由于认识不清，导致目前我国现在的信息化建设中也是讲管理电子文件而不是管理电子档案。甚至很多学者认为国外都没有电子档案，只有电子文件。 这种源于我们对国外文件与档案概念的理解偏差，极大地影响着我们对档案信息化建设的认识，也集中反映了我们对电子档案档案的不信任。 例如： ISO15489 Records Management 我们翻译为文件管理 ISO23081 Metadata for Records 我们翻译为文件管理元数据 5015.2 Electronic Records Management Application 我们翻译为电子文件管理软件功能要求 DA/T 46 文书类电子文件元数据方案 DA/T 47 版式电子文件长期保存格式需求 DA/T 48 基于XML的电子文件封装规范 ★ records与documents的区别与联系 除档案学英汉词典，几乎所有英汉辞典中“records”都没有“文件”的含义；几乎所有汉英词典中的“文件”也都没有用records来解释。相反，几乎所有词典中的“records”都有“档案”的词义，所有的“档案”也都有“records”的解释。 1、Record最早出现在12世纪，字面含义是回想、回忆（“to bring to mind”），其词根是“cor”，意思是heart、mind。因此，record的基本含义是回忆、记录。考古学家曾发现，公元前约2100年左右，就有集中存放在一起的亚述档案(Assyrian records)，并称亚述人是最早的档案保管者（records keepers）在英文维基百科上，我国的档案就是被称为public records。香港政府档案处的英文是Government Record Service。显然，records一词的基本含义是记录、档案，而不是文件。 2、Documents被解释为：①文献，文件；公文。②证件，证书，凭证。③记录影片，记实小说。而汉英词典中文件被解释为：①document; ②file; ③papers; ④instrument。可见文件一般是指document。该词来自15世纪法语及更古老的拉丁语，意为：课程、样子（lesson, example），引申为教导、指示、公务文件。 人们在工作、业务活动中制定（draw up）、起草（draft）、修改（revise）及发布（issue）的“文件”是 document而非record。我们不能说中央发出开展学习实践科学发展观活动的records；不能说学习讨论档案局馆长会议records；也不能说贯彻落实中央records精神。这些“文件”只能用documents。 3、Archives来自17世纪法语，源自拉丁语和希腊语，最早的含义是：统治者的官署、公共机构，引申为存放在公共机构物品的地方。该词现代有两个基本含义：档案馆（室）和档案。正是由于词源、历史、文化和习惯的原因，欧美在指称档案机构时多用Archives，而指称档案实体时则多使用records。 Document与record的区别 ① Documents是为进行工作、制定政策、做出判断而提供的指导；Records则是能够证明产品及服务所要求的质量体系是否完备。有时Documents需要转化成为Records。例如，当期刊已经出刊，其记录就转化为Records。最典型就是，表格是Documents，填写后就成为Records。请记住，在质量控制体系中，Documents在特定的工作项目上提供指导，Records则是经填写而成为证据。 ② Documents涉及信息的形成或接收、制作、修改、版本、索引目录、分发等；Records是公司具有证据作用的Documents。在电子文件与档案管理系统（EDRMS）中，Documents是工作