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电子表格用于期刊阅览室的现刊管理 何春滨 摘 要 由目前图书馆期刊阅览室现刊管理手工操作的现状，根据Excel电子表格软件具有强大的数据分析和管理的特点,本文根据我馆现刊管理中对Excel电子表格软件应用的尝试，简述在现刊管理中对其相关功能的应用。 关键词 Excel 管理 现刊 以计算机为主的新技术的迅速发展及普及，给期刊管理及服务工作带来了十分有利的条件，期刊作为一种信息量大，涵盖学科广泛，出版频率快，连续性强，阅读人数众多的文献，一直是各类型图书馆收藏的重点。由于期刊的这些特点，其管理工作也是图书馆的重点工作之一。目前图书馆的现刊管理普遍采用手工操作完成，由于近年来期刊数量的不断增加，这种工作方式已不适于现刊的管理，本文根据我馆现刊管理中对Excel电子表格软件应用的尝试，简述现刊管理中的有关工作对其相关功能的利用。 1 期刊管理的特点 我校图书馆的期刊管理，从2000年回溯建库一直使用深圳ILAS连续出版物管理系统。由采编部负责期刊采购加工，其流程为：期刊需求走访→订购→接收→登到加工→典藏分配→交送。各分馆阅览室收到采编部交送的期刊后，要对各种期刊进行分类并每期记到，然后盖章上架阅览。 由于深圳ILAS系统，只适用于采编部对新采购的期刊进行登到等管理，不适用于阅览室的现刊管理，因此，阅览室现刊管理如：现刊排架、现刊记到、现刊查询、现刊统计等工作都是用手工完成。近年来，由于购刊经费的增加、学科的新增、各分馆之间的调整，阅览室期刊的数量每年都有较大变化，每年都要重新进行现刊排序、排架，手工进行上述工作不仅工作量大，效率低，而且影响阅览室对外开放。 2 用Excel电子表格管理现刊的优点 Excel电子表格是Office2003系列软件中的一个用于数据表格使用和分析的软件，它的数据处理功能在现有的办公软件中，可以说是独占鳌头。尤其是Excel2003的自动排序、自动填充、自动查找、自动求和、自动分类汇总、自动筛选等功能，都是其他一些软件所不能比拟的。 3 期刊分类 建立Excel工作表之前，首先要对期刊进行分类。分类是众多图书馆对期刊管理采用的方法。科学地分类是对期刊进行控制的关键。分类表的选取、类目分级的设立都直接影响期刊的管理和服务。实用性是确定分类体系的重要原则。分类体系的选取应该根据图书馆的性质、任务、读者对象、馆藏特色来确定，并不一定要强求高度的统一。国内大多数图书馆都选取《中国图书馆分类法·期刊分类表》作为自己的分类体系。目前期刊的排架多是以分类法为主的复合排架，我馆现刊阅览室排架采用“分类号·题名汉语拼音字顺排架法”。 4 用Excel电子表格建立工作表 4.1 Excel工作表的建立 以2005年中文社科期刊为例。首先起动Excel，将当前活动工作表Sheet1重命名为“中文社科期刊管理工作表”。在工作表中建立标题栏，然后将分好类的期刊信息分别输入对应的单元格内，如表1所示。 表1 中文社科期刊管理工作表 架位号 分 类 号 期刊名称 邮发 刊号 刊 期 一月 … 十二月 　 总计 刊一 刊二 刊三 刊四 合计 … 刊一 刊二 刊三 刊四 合计 1 A84 毛泽东邓小平理论研究 5-522 月刊 1 　 　 　 1 … 1 　 　 　 1 12 2 B8 思维与智慧 18-96 月刊 1 　 　 　 1 … 1 　 　 　 1 12 3 B82 道德与文明 6-60 双月刊 　 　 　 0 … 1 　 　 　 1 6 4 C0 科学新闻 2-299 半月刊 1 1 　 　 2 … 1 1 　 　 2 24 5 C913 三联生活周刊 82-20 周刊 1 1 1 1 4 … 1 1 1 1 4 48 6 D5 环球 2-511 半月刊 1 1 　 　 2 … 1 1 　 　 2 24 7 D67 台湾周刊 2-782 周刊 1 1 1 1 4 … 1 1 1 1 4 48 8 D81 国际观察 4-574 双月刊 　 　 　 0 … 1 　 　 　 1 6 9 G21 读报参考 24-125 旬刊 1 1 1 　 3 … 1 1 1 　 3 36 　 总计 　 　 　 　 　 　 17　 …　 　 　 　 　 19　 216 4.2 期刊排序 期刊的所有信息输入后，对期刊的分类号和名称两项进行整理排序，使其符合“分类号·题名汉语拼音字顺排序法”的排列次序，用Excel进行自动排序。具体操作是：首先，对工作表“全选”，然后，单击“数据”里的“排序”命令，在下拉框中的“主要关键字”、“次要关键字”中分别选择列B 对应的“分类号”、列C对应的“期刊名称”，并且均选择 “升序”，“有标题行”，“确定”后系统自动排列出一个数据表，其排列顺