计算机管理环境下干部人事档案编号的实践与研究.pdfVIP

计算机管理环境下干部人事档案编号 的实践与研究 魏 尉* 周安美** * （中国科学院成都文献情报中心，成都 610041 ） ** （中国科学院成都山地所，成都 610041 ） 文 摘：本文从中国科学院干部人事档案计算机管理的实际出发，在充分研究目前使用的各种干部 人事档案编号方法的优劣情况之下，选择了汉语拼音和四角号码编号方法作为干部人事档案编号的 基本方法，经过各种编号方法的实践，找到了汉语拼音和四角号码相结合的编号方法，此方法很好 地兼顾了 “方便上架和排架”、“方便手工检索”、“唯一性”、“便于计算机管理”等对干部人事档案 编号的要求。 主题词：计算机管理，干部人事档案，编号方法，汉语拼音，四角号码 1 引子 从2009 年下半年开始，中国科学院人事教育局开始在全院范围布置干部人事档案的审核工作。 20 10 年4 月底，成都分院的各所、中心参加了由“北京航星永志科技有限公司”开发的“中国科学 院干部人事档案计算机管理系统软件”的培训。参加会议的人员有老干部人事档案工作者 （以下称 “老档案”），也有刚刚接手干部人事档案工作的人员（以下称“新档案”），以及培训讲师所代表的 软件工程师（以下称“软件工程师”）。 培训中，涉及人事档案的编号和排序的问题，“老档案”、“新档案”以及“软件工程师”进行了 广泛而热烈的探讨，参与讨论的各方观点鲜明。“老档案”认为：应以档案的手工查找为基础对人事 档案进行编号，既利于档案排架，也便于计算机管理。“新档案”认为：人事档案计算机管理之后， 只要根据编号查到档案即可。“软件工程师”认为：符合管理软件的编号规范，每本档案有而且只有 一个唯一的编号，无论是它是字母还是数字。观点之间形成了十分有趣的相互对照，也反映了各方 对档案编号的诉求和理解，换句话说综合表达了档案编号的核心思想：方便排架和手工检索，唯一 性，便于计算机管理。 2 干部人事档案编号的背景介绍 对于传统的干部人事档案来说，由于不涉及计算机管理，一般档案数量少的单位可以不用给每 本档案赋一个唯一的编号。干部人事档案的排序的法是根据每个单位的实际因地制宜，有按部门分 类排序的、有按专业技术职务的类别高低分类排序的、有按姓氏笔划排序的、也有按汉语拼音排序 的等等。根据这样一些排序的方法，因为人员部门的调整，专业技术的升迁，人员的调入和调出， 干部人事档案的排列随时处于动态的变化之中。随着计算机管理系统在干部人事档案管理中的引入， 干部人事档案电子化的大趋之下，无论大单位还是小单位都有了对干部人事档案编号的需求。 从现代信息社会对干部人事档案管理影响的实际来看，干部人事档案的编号可以说是衔接传统 档案管理与现代计算机管理的钮带，兼顾了手工查找和计算机系统管理的双重职能。编号问题也是 困扰干部人事档案工作的一个重要的问题。尤其对于档案数量多的单位来说，原来的排序方法已经 不适应新的需要，新的编号排序方法尚处于探索过程之中。亟待对档案的编号进行研究，找出一种 适应干部人事档案特点的编号方法。 3 目前对干部人事档案编号问题研究的进展 3.1 汉语拼音字母编号法。汉语拼音字母编号法是根椐汉语字典 “音序检字法”的原理，按干部姓 [1] [2] 名的拼音字母次序排列编号的方法。音序编号法 ，汉语拼音声、韵母混合编码方法 。由于汉语拼 音的普及程度高，此种方法运用较为广泛，撑握较容易。 3.2 姓氏笔划编号法。姓氏笔划编号法，首先按照姓氏分类，然后再按姓名的笔划多少为序进行编 号的方法。此种方法目前使用不多。 3.3 笔形编号法。笔形编号法是按照档案卷名（即干部姓名）的笔形取角编号的方法。如：四角号 [3] [4] 码编号法 、五笔字型编号法 。由于汉字独特的方块字造型，此种方法的采用对于把握汉字的字型 有优势。 以上都是依据干部人事档案姓名进行的编号。此外，还有辅以采用 “单位（区域）编号法”、 [2] “职务（职称）编号法”、“性别编号法”或按干部调进先后顺序