浅析如何做好社会保险业务档案管理工作.pdfVIP

●管理世界 经《济师))2008年第11期 浅析如何做好社会保险业务档案管理工作 ●肖 杰 摘 要：文章阐述了社会保险业务档案的具体内容和关键环节．分 三、业务档案管理的关键环节 析了加强业务档案管理的重要性与存在的问题。同时提 出了做好社会保 社会保险业务档案管理主要包括原始业务资料的收集、整理，预立 险业务档案管理工作的几点建议。 卷，移交，归档，库房管理，借阅利用，统计编研，鉴定销毁等关键环节。其 关键词：社会保险业务档案 管理工作 现代化手段 中各业务经办科室作为业务档案形成部门，应指定专职或兼职档案人员 中图分类号：F840．3 文献标识码：A 定期将分散在本部门各岗位人员手中已办结的各种内容、形式和载体的 文章编号：1004--．4914(2008)11-218-o2 社保业务资料收集齐全，办理移交手续后，按照业务档案管理要求分类 管理，对于应归档集中管理的业务资料，按核定表放最上面、申报表和附 社会保险业务档案管理是指对社会保险业务档案收集、整理、归档、 件材料放于其下的要求组 件“”并按业务办结时间进行整理、排列、编号、 装订，继而进行移交、保管、统计、编研、利用、鉴定和销毁等一系列工作 装订组成 “卷”，按要求填写卷内文件目录后，及时向业务档案管理部门 的过程，它依托于社保业务的办理、服务于业务的办理，是社会保险经办 办理移交归档。业务档案管理部门经检查 、清点、确认所移交的业务档案 管理工作中最基础的工作之一，也是提高社会保险工作质量和科学管理 完整无误、预立卷符合档案管理要求后与业务科室办理移交手续，进行 水平，加强规范化建设的必备条件。随着我国社会保险事业的飞速发展． 档案立卷入库处理。立卷的业务档案按顺序置入档案盒保存并按拟订的 社会保险各项制度改革的不断深入，劳动者的参保意识 日益加强，社会 编号顺序排列上架，同时根据工作需要编制配套的检索工具，方便业务 保险覆盖面越来越广，与此相对应的各类社会保险的申报、登记 、征缴、 档案的查询和管理，并严格按照制定的业务档案借阅制度和档案室工作 续保补缴 、关系转移、待遇核定、支付等业务量也急剧增加，社会保险业 制度对库存业务档案进行管理和利用，如定期对库存业务档案数量、质 务档案作为这些变动的真实记录和业务办理不可或缺的原始依据，其重 量和保管情况进行抽查，并根据业务档案分类和保管期限，编拟清理目 要性越来越显现出来，也越来越受到经办机构的重视和关注。笔者根据 录等。 自己的工作经验对如何做好社会保险业务档案管理工作 ，提出几点看 四、业务档案管理中存在的问题 法 。 1．业务档案管理缺乏规范性，档案材料纸张样式大小不一 ，装订不 一 、 社会保险业务档案的具体内容 规范，装具不达标，封皮 目录填写不规范，给业务档案的集中管理和查阅 社会保险业务档案是指社保经办机构各业务经办科室在办理社会 利用造成困难。 保险业务工作中形成的，记录单位和个人缴纳社会保险费、社会保险待 2．业务档案分类模糊 ，应实行集中管理的业务档案定义不清，不仅 遇核发及基金收支情况的，应长期保存的文字、图表、账册、数字信息等 易造成重要的业务档案遗失或未纳入管理范围，也易造成责任不清，业 原始记录，是全面、系统记录参保单位和劳动者个人参保、缴纳社会保险 务科室与档案管理部门间的相互推诿。 费，计发社会保险待遇的重要凭据。主要包括： 3．业务档案管理缺乏必要的软硬件设施 ，存在安全隐患，如有些单 1．向上级部门报送的各类业务统计报表和会计报表。 位未建立专门的业务档案室，业务档案实