QP-502信息沟通控制程序1.docVIP

1. 目的 为了及时、准确的收集、传递、反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本程序。 2. 适用范围 适用于本公司内部信息的沟通与处理，以及对外部各方的信息交流。 3. 职责 3.1销售公司、技术检验部、生产部、办公室等部门负责对相关信息的收集。 3.2各部门负责工作范围内信息的传递与沟通。 3.3办公室负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理；建立信息档案，保存和管理相关的信息。 3.4技术检验部和生产部负责紧急信息的处理。 4、定义： 无 5．程序 5.1信息的分类 5.1.l外部信息包括： a.质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及反馈信息； b.政策法规标准类信息，如质量法律、法规、条例、产品标准等； c.相关方（顾客、供方、计量单位）反馈的信息及其投诉和技术更改等； d.其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有质量改进技术，质量管理等方面的信息。 5.1.2内部信息包括： a.正常信息，如质量方针（目标）及完成情况，测量的监控记录，内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等； b.（潜在）不合格信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等； c.紧急信息，如出现重大质量事故等情况下的信息与记录； d.其它内部信息（如员工的合理化建议等）。 5.2信息的收集、处理与沟通 信息可采用书面资料、质量信息反馈、记录、内部刊物、电子媒体通讯、口讯、电话联络等沟通方式予以传递。 5.2.1外部信息的收集与处理 a.办公室和技术检验部负责质量技术监督局、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，由办公室负责整理归档作为受控文件，并复印传递到公司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正和预防措施控制程序》的要求进行处理。 b.政策法律标准类的资料由办公室、技术检验部等部门负责收集、更新、整理并使其达到受控状态归档保存，详见《文件和资料控制程序》。 c.生产部、技术检验部分别负责与提供原材料、零部件、外协件、供方、计量所等服务供方进行信息沟通，对其提供的产品质量施加影响，销售公司负责与顾客的信息沟通，以满足顾客各方面要求。办公室负责与上级主管部门、媒体的沟通了解相关的信息，对来自上述相关方投诉的处理详见《纠正和预防措施控制程序》。当对方有要求时应在规定之日给予解决或答复；上述相关方反馈的其它信息，可由对应部门以《质量信息反馈表》的形式传递给相关组织处理。 d.办公室直接从外部获取的其它类信息，如质量改进技术，质量管理信息等，应立即做好登记处理并由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门；也可由接受部门直接传递到相关部门，但应登记入档。 5.2.2内部信息的收集与处理： 正常信息的处理：各部门依据相关的文件规定直接收集并传递日常正常信息；办公室按照相应程序文件的规定向有关部门传递质量方针目标及完成情况，内部审核结果、更新的法律法规等信息。 （潜在）不符合要求的信息处理详见《纠正和措施控制程序》。 c.紧急信息（如出现重大质量事故时）由发现部门迅速传递给办公室和技术检验部组织处理，可以采用电话等方式紧急沟通。 d.其它内部信息，可采用《质量信息反馈表》反馈到检验部进行处理。 5.3信息的储存 5.3.1办公室负责公司内、外部信息的登记、传递、储存，并按照信息进行整理、分类制成索引，确保已获取信息的完整性和可用性。 5.3.2办公室根据合同评审，设计开发、采购、生产、检验等不同过程的需要，提供各部门所需信息相应的复印件（图纸除外），各部门也可根据索引，在办公室调阅所需信息，办公室负责组织各部门对上述各类信息进行归纳、分析、寻找体系持续改进的机会。 5.4对体系运行过程中各类记录的控制，详见《记录控制程序》。 5.5各部门健全收发文制度，对接收、传递的信息予以记录。 6、相关文件 序号 文件名称 文件编号 备注 1 《文件控制程序》 W/HJ/QP/401 2 《记录控制程序》 W/HJ/QP/403 3 《纠正和预防措施及改进控制程序》 W/HJ/Q/P802 7、HJ/QR02-718-02 1 编制/日期： 审核/日期： 批准/日期： 受控状态： 潍坊市环亚机械配套有限公司 编 号 W/HJ/QP/502 信息沟通控制程序 版 本 A 修改码 00 页 次 1/3