4.4.3信息交流控制程序.docVIP

北京清华紫光英力化工技术有限责任公司 信息交流控制程序章节号4.4.3版 号1修改号0页次 PAGE 3/  NUMPAGES 3 目的 为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，做好信息管理工作，特制定本程序。 适用范围 适用于与公司环境管理体系有关的内部信息的传递与处理，以及与外部相关方的信息交流。 职责 各部门负责工作范围内信息的对内、对外传递与处理，并及时将有关环境信息反馈到环境管理小组，保存并管理与本部门相关的记录。 办公室负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理；保存和管理相关的信息。 办公室和技术中心办公室负责紧急事故方面信息的处理；环境管理小组负责监督、检查紧急事故处理情况。 管理者代表向总经理汇报体系的运行情况及相关方的要求，总经理主持管理评审，对体系的运行现状进行总结评价，提出改进要求。 内容与要求 内部信息交流 内部信息内容 公司的环境方针、环境管理体系运行情况； 有关法律、法规及其它要求的获取和更新； 环境目标、指标、管理方案的完成情况及效果； 体系审核、管理评审、外部审核及环境监测结果、不符合/纠正与预防措施； 公司人员培训情况； 各管理层之间、各部门之间和各岗位之间的日常有关环境方面的联络、常规报表及其他信息通报； 紧急情况信息； 重要环境因素控制情况。 内部信息交流方式 环境方针以文件、会议、培训、局域网、媒体传播等方式传递到全体员工； 管理者代表将公司环境管理体系运行情况、目标、指标、管理方案实施情况及效果以文件形式通过管理评审向总经理汇报； 通过体系审核，各部门与管理者代表进行环境目标、指标、管理方案完成情况及效果、环境监测结果、不符合/纠正与预防措施的传递； 各部门在体系运行过程中产生的环境信息，通过电话、会议、各类报表和信息联络单等形式实施，信息联络单由各部门保存； 外部信息交流 外部信息内容 各部门接收到的有关政策、法律法规和相关方的要求； 工程监理部门、环保局、质量监督管理部门及其他政府部门的信息； 来自相关方的投诉、抱怨； 公司的环境方针和环境要求的对外宣传； 体系认证机构。 外部信息交流方式 有关法律法规及相关方要求的传递和处理按《法律、法规及其它要求控制程序》进行； 有关部门接收到的外部信息，由接收部门填写“信息联络单”并及时传递到相关责任部门，并由责任部门组织进行内部传递； 对相关方提出的抱怨和投诉，环境管理小组填写“相关方要求及投诉处理单”，并及时将“相关方要求及投诉处理单”报至管理者代表，管理者代表落实到责任部门，责任部门分析原因，提出处理意见和方案，报管理者代表和主管副总经理批准后予以实施，并应于接到投诉后一周内向相关方做出答复； 营销中心市场部负责对外宣传公司的环境方针。 紧急情况信息交流 在紧急情况下，总经理及时召集有关人员进行协商，选择适宜的方式向环保和政府部门提供处理情况。 当出现紧急情况时，当事人应采取应急相应措施，填写记录，同时报告相关领导。