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企业团队沟通设计方案——最专业咨询公司项目纪实.pdf
第1 页
企业团队沟通设计方案——最专业
咨询公司项目纪实
引言:
对于贸易公司,交易价格等内部信息和订单量等效益指标的变动性都较高,由于前者的存在,
一旦无法及时进行团队沟通,基层人员业务操作容易出现不规范和低效率;由于后者,缺乏
弹性的人员配置将引起各岗位忙闲不均。在这种情况下,企业就需要实施一系列科学合理的
团队沟通的方案出来,让企业部门之间,员工之间保持积极流畅的团队沟通。那么企业该如
何设计合理的团队沟通方案,在设计过程中又会有什么问题,这些都是企业管理人员头疼的。
人力资源专家——华恒智信在团队沟通方面有着多年的关注和研究,本文是华恒智信为某企
业实施的团队沟通设计方案项目纪实。
【客户行业】钢材批发
【问题类型】内部沟通不畅
【客户背景及现状问题】
某贸易公司是山东一家从事钢材批发贸易的企业,地处二线城市,公司成立十三年,现
公司发展趋势良好,该企业在当地的钢材交易份额已占到当地市场份额的70%,但该公司高
层在管理员工的过程中碰到了棘手的问题。
华恒智信顾问团队应公司邀请,对这家贸易公司进行了深入的调研和相关人员访谈,了
解到该公司在人员管理方面主要面临以下两方面的问题:
业务方面,新来的业务员往往由于经验不足,对钢材的价格也把握不准,一旦遇到与客
户进行价格商讨时,都会将问题转到业务经理处,导致每次业务经理那边的人员越积越多,
业务员这边没有人,削弱了企业与客户之间的沟通效率。
人员配置方面,该公司的仓储部人员大概有15 人,当客户订单多的时候,这些人员装
货都忙不过来,而没有订单的时候库管人员却都无事可做,他们的工作状态完全是取决于客
户订单的情况。如何实现人员合理化配置的问题,也摆在了领导面前。
【华恒智信问题分析】
结合企业自身特点,华恒智信顾问团队分析认为,该钢材批发公司所呈现的各种问题的
北京华恒智信人力资源顾问有限公司
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深层原因主要有以下两方面。
1.内部沟通机制缺失,导致业务操作不规范
该贸易公司对交易的价格、流程等信息没有进行有效的内部沟通,一方面,业务员对于
客户询价及相关资讯不能及时反馈,只能询问业务经理等少数知情人,使得业务办理的效率
大大降低,经理等部分知情人员的时间和精力被占用,并且客户的满意度也大打折扣;另一
方面,交易价格有较强的变动性,业务员不能及时获知最新变化容易导致业务操作中出现不
规范点,甚至错误,降低工作效率,也不利于公司在客户中树立良好形象。
2.人员配置缺乏弹性,导致“时忙时闲,忙闲不均”现象频现
该贸易公司大部分员工的工作量都与业务量有直接联系,但是该公司缺乏适应业务量、
订单量变动的弹性人员配置,使得人员配置无法根据订单和业务变化而灵活调整,出现部分
岗位时忙时闲以及岗位之间忙闲不均的情况也就不奇怪了。以仓储人员为例,当订单量大时,
仓储人员不得不超负荷工作,而订单量减少时,他们又会无事可做。在此种工作量有较高不
确定性和变动性的情况下,员工的工作成效不易得到客观评价,他们的工作积极性也容易被
消磨和打击,进而对公司的业务开展产生负面影响。
【华恒智信解决方案】
针对该公司的问题,华恒智信顾问团队经过深入调研和分析,提出了如下的解决方案。
1.建立公司内部的沟通平台
该企业存在业务员对刚才价格把握不准确的情况,华恒智信顾问建议通过建立一个内部
沟通平台来解决。一方面,定期向该沟通平台上传钢材的历史价格,使业务员在于客户协商
时对价格区间有所把握;另一方面,良好的经验、常见的失误和最新的公司决策都可在该平
台上进行发布,实现经验信息在公司内共享,由此,使业务经理能从这些事务性工作中解脱
出来,将时间和经历更多地用在管理团队和促进业务方面。
2.改进订单的处理方式,扩展仓储人员的职能。
针对该企业被动接受订单,仓储人员忙闲不均的情况,华恒智信顾问有两方面的解决办
法:一是从订单处理入手,在于客户协商时就主动协调订单的送货方式和时间等条件,具体
操作上,可以由业务员根据客户信息平台上即时的销售信息,判断仓储情况,若当期仓储压
力已较大,则可与客户协商采取送货上门的形式,以缓解仓储人员负担。二是从仓储人员的
职能入手,可实行仓储岗位的一岗多能,使仓储人员在仓储任务较少时承担其他方面的工作,
如客户接待等。如此,双管齐下,即可解决仓储人员时而过忙、时而过闲的矛盾。
北京华恒智信人力资源顾问有限公司
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北京华恒智信人力资源顾问有限公司
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