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归档文件整理专题培训班授课资料 国家档案局8号令 市档案局培训教育科 王汝玉 一、新规定的主要变化二、各类文书档案保管期限的划分方法三、分析归档文件保管期限的一般方法 一、新规定的主要变化 2006年12月18日，国家档案局8号令公布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》）。该规定是对1987年《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个文件的修订，其主要变化如下： （一）总的变化。 一是将原来的两个文件合成一个文件，并上升为行政规章。 二是改革了文书档案保管期限的划分方法，将原有的“永久”、“长期”、“短期” 三种保管期限改为“永久”、 “定期”两种保管期限，在定期中再实行标时制，分为30年和10年。 三是突出了立档单位的主体地位。归档文件体现“以我为主”的思想，尽量解决重复归档问题，如新表第5条规定本机关与其他机关联合召开会议中本机关为主办的重要文件材料为永久，一般文件材料为30年；本机关为协办的重要文件材料为30年，一般的文件材料为10年。该套会议文件材料中的正本由主办机关归档，副本或复制件由协办机关归档。这种作法既避免了协办机关这类档案的重复进馆，又不影响其利用。 四是条款细化。充实了一些新领域的文件材料，如行政执法、行政批审、产权关系、个人权益等方面的文件材料。 五是对一些条款内容相同的档案的保管期限作了适当调整。比如凡涉及到与人的权益有关的档案，这次绝大多数调整为永久保管，体现以人为本的思想。对上级或下级机关的文件材料，本机关归档时，其档案保管期限有所下调，这也有利于避免将来档案重复进馆。 六是加大了行政管理力度，机关制定文件材料归档范围和保管期限表由“备案制”改为“审批制”。 核心在于使各级档案行政管理部门和各级机 关明确各自的职责和义务，一方要严格把关，一方要认真编制，发挥两者的积极性，使两者有机结合，确保各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表具有针对性、实用性和可操作性。 （二）具体的变化 具体的变化，体现在归档范围、保管期限的变化和不同保管期限区分等方面。 1、归档范围的主要变化。 《规定》与1987年国家档案局颁发的《机关文件材料归档和不归档范围》、《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》及其附件《文书档案保管期限表》（以下简称“旧表”）相比，主要有如下变化： （1）增加的归档范围。 共增加了4种类型的文件材料，涉及18条款，在教学资料上，我都写的非常具体、非常清楚，由于时间关系，在此仅举一例，比如，增加了新领域的文件材料，如本机关行政管理、执法活动的文件材料（新表8.7条，以下省略“新表”二字）；本机关房屋买卖、 合同协议、资产登记等产权关系文件材料（10.1条、10.2条、10.6条）、个人权益（ 9.6条、9.7条10.7条、10.8条、）等方面的文件材料。 （2）减少的归档范围。 一是不需要办理的电话记录（《规定》第四条）； 二是上级机关召开的重要会议文件材料（旧表3条有）； 三是本机关处理人民来信来访文件材料中没有处理结果的文件材料（旧表32.4条有）； 2、 保管期限的主要变化。 《规定》将原规定的“永久”、“长期”（16-50年）、“短期”（15年以下）三种保管期限改为“永久”、“定期”两种保管期限，定期分为30年、10年。新表与旧表相比，主要有如下变化。 （ 1）．调为和增加为永久保管期限的文件材料。 共有10种类型的文件材料，涉及11条款，在此各举一例，如本机关房屋买卖、土地征用文件材料（新《规定》第七条之六，原《规定》及旧表无）（增加为永久）；本机关一般人员的任免文件（9.3条，旧表17.2条为长期）（新表调为永久） （2）调为和增加为30年保管期限的文件材料。 共有8种类型的文件材料，涉及8条款，在此各举一例，如上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的一般性文件材料及本地区、本机关的汇报材料（7条，旧表5条无）（增加为30年）；本机关一般业务问题的请示与上级机关的批复、批示（8.2.2条，旧表12.2条为短期）（调为30年）。 （3）调为10年保管期限的文件材料。 共有5种类型的文件材料，涉及5条款，在此仅举一例，如下级机关报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料（13.2条，旧表33.1条