数字档案馆建设的探讨.pdfVIP

信息化篇 ·657· 数字档案馆建设的探讨 济钢集团有限公司办公室 张伟明 随着计算机的普及，信息技术的发展，传统的档案管理已不能适 应企业的发展。数字档案馆建设是企业发展的需要，是加快档案管 理现代化的需求，对企业的发展具有重要的现实意义。 一、数字档案馆的概念 数字档案馆是一个依靠计算机技术、网络通信技术、数据存储技 术等现代化信息技术接收、管理电子文件和传统档案的数字化信息， 并提供网络与传统两方面的各种档案利用服务的信息系统。 二、数字档案馆建设面临的问题 近年来，各单位在数字档案馆的建设过程中作了一些投入，但还 存在许多问题，大致可概括为这几个方面： l、个人信息化水平低，数字化建设的愿望不大。 个人信息化水平低表现在档案管理人员及档案利用者的个人信 息化水平制约了数字档案馆的发展。尤其是对软件开发利用的认 识，还停留在较低层次。由于数字化建设的前期工作量较大，无法在 短期内达到目标，档案管理人员建设热情不高。 2．资金投入不够。 数字档案馆建设是一项需要大量资金投人且不能立竿见影的工 作。各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入，都需要 大量的费用，而产出却需要较长时间，这就容易造成对数字档案馆建 设投入不足。我公司虽然在2003年就开始了数字化建设，但投入较 少。现在许多硬件已到了更新期。对档案利用单位的终端建设严重 不足，目前只有部分二级单位安装了档案管理软件。与之相配套的 图纸打印、扫描等设备比较缺乏。 3．馆藏档案数字化工作存在不足。 一是数字化资源不足。由于档案的保密性、保管期限及利用权 限等的限制，使得获取数字化信息资源的途径受限。对于传统档案 ·658· 齐鲁档案论坛 只能采取扫描等技术手段进行档案数字化处理，目前只有部分传统 档案扫描录入，无法保证数字档案的利用要求；而在现行的OA文件 处理系统、EIP系统、EMS系统等，大部分仍然是在线存储。 二是传统载体档案数字化的成本高，效率比较低。现在剐档案 进行数字化主要是采取原件扫描和缩微后扫描胶片两种方式。前者 需要大量的人力投入且效率很低；后者速度相对较快，但是目前我公 司档案馆无此类设备。对于一些特殊载体档案如声像档案进行数字 化，则需要采集设备和超大容量的存储设备，对于我公司来说，在短 时间内还是无法实现的。 三是数字化的目的不明确，重点不突出，质量不高。现在不少档 案馆为了达标而数字化，我们也有这方面的问题。缺乏统筹规划、有 效的推广机制及激励手段，导致档案数字化工作进展缓慢。 4．专业人才缺乏 数字档案馆要求工作人员能够提供主动的、多种类型的服务。 工作人员要能够有效地鉴别、筛选、组织、分析、提供和传播信息，必 须掌握基本的计算机知识和网络技能及必备的档案管理专业知识。 数字档案馆面对的是虚拟用户，档案的特殊性也对用户的利用有一 定的限制，需要档案馆做好用户管理和培训工作。数字档案馆的系 统性特点也决定了数字档案馆建设人才需求的广泛性，其建设涉及 到档案的数字化加工处理、子模块创建、法律保障等诸多方面，因此 需要信息技术人才、档案专业人才和管理人才等。 三、数字档案馆建设的几点建议 ． 1．转变观念，强化档案管理现代化意识。 长期以来，档案部门受传统观念影响，思想比较封闭，对实现档 案管理现代化缺乏足够认识。新形势下，档案工作者必须更新思想 和观念。要把头脑中墨守陈规的观念转变为勇于改革、积极创新的 观念；把满足现状、求稳怕险的观念转变为敢想敢干、开拓进取的观 念；把一般地接待查档的利用观念转变为积极开展档案信息的开发 咨询服务，为企业各项工作服务的观念；把等、靠、让的观念转变为积 极主动争取和创造条件发展档案事业的观念。 2．根据实际情况，有针对性地对传统档案进行数字化。 信息化篇 ·659· 数字档案馆建设的目的是提供利用服务，要根据实际情况，依据 有限的能力，按照一定的规则进行数字化。首先，选取查找