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文件管理办法 二○一二年二月目的 为规范公司 呈文 合同 招标 会议纪要 通知 CW HT ZB HY TZ 部门代码简称如下： 部门名称 中文简称 英文简称 部门名称 中文简称 英文简称 财务部 财 CW 综合事务部 综 ZH 营销部 营 YX 商管部 商 SG 工程部 工 GC 成控部 成 CK 采购部 采 CG 例： 综合事务部呈文类文件编号为：WR·CW-ZH-2011-01 发文 发文包括公司对外、对内发送的请示、报告、公函、说明、协议等。 公司对外发文 对外正式发文的编号为：公司代码（湘伟房字）－年度-顺序号。 公司对外发文，应按公司《正式发文格式》（附件6）由综合事务部起草拟文，拟写文件一律用A4纸（图纸及有特殊要求的除外），拟稿时采用打印稿件，注意文体，语句通顺，字迹清晰，拟稿人签名及签注日期，并填写《文件审批单》（附件7），经综合事务部负责人审核签字后提交分管副总复核、总经理批准后交行政文员编号、登记和发送；如有必要送有关部门会签的，相关部门会签后再送报分管副总复核，总经理批准，最后提交行政文员编号、登记和发送。 对收文单位的文字用语应统一口径。向上级的请示、报告等，一般只写一个主送单位，需同时报送另一个或几个上级单位的用“抄报”，对同级或下级则用“抄送”。 公文如有附件，应注明附件名称和件数、页数。 各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发《工作联系函》(对外)（附件8）（应各自编号备查），不用公司名义发文。 行政文员负责将发文在《发文登记薄》（附件9）上编发文号、登记。 编号、登记后，行政文员负责打印、复制、加盖公章，并对外发送相关单位或个人；需对外寄发的，由行政文员根据文件的紧急程度采用《传真文件》（附件10）或速递形式发送。 所发文件均应由行政文员留原稿及正本存档备查，各相关部门留存复印件。 重要内容的发文由经办人员送达，并在《发文登记薄》上由收文单位人员签收，以备查考。 公司内部发文 内部文件是由公司各部门撰写，并报公司领导批准签发在公司内部执行的文件，包括内部通知、通报、工作计划、规章制度、会议记录等。 内部通知、通报必须由有关部门人员撰写后填写《文件审批单》经部门负责人审核报总经理批准后下发，发文一律按《日常性非正式发文标准书》（附件11）格式打印后下发或网上公示。 公司的各项规章制度，由各部门拟写，经总经理或相关领导批准后打印下发并在办公网络上公示，原稿提交至综合事务部行政文员存档。 会议纪要由会议记录人员拟定报部门负责人批阅后，交综合事务部行政文员复制、分发，原稿由综合事务部行政文员存档。 内部发文不需用印章。 各部门的发文均应局限于本部门职能范围内，不得超越其职能范围随意发文。 部门之间的工作往来应以《工作联系单》（对内）（附件12）的形式进行，经部门负责人审批后发文， 公司发文的处理程序为：拟稿→审核（部门负责人）→复核（相关部门负责人或分管副总）→审批（分管副总或总经理）→打印→发文催办→立卷→归档→销毁等。 发文具体操作详见《发文管理流程》（见流程图17）。 收文 收文内容包括上级主管部门（包括政府各职能部门等）的规定、批复、相关单位公函、通知以及各关联公司之间的《工作联系函》；公司领导、部门负责人和相关人员参加会议、培训带回的文件以及各部门上报的各类报告、请示、总结等。 收文统一由综合事务部行政文员拆封并在收文上按时间顺序编号、登记，填写《文件签办单》（附件13），交综合事务部行政主管进行签办。不需要以及没有保存价值的文件、材料可不登记。 所有编号文件由综合事务部行政主管按文件涉及的业务范围提出意见，经综合事务部负责人签字确认后放行。直接交相关业务部门阅办的文件，相关部门负责人需在《文件签办单》上签署意见或“已阅”字样，并签名和签注日期，《文件签办单》和原件退回行政文员存档；对一些必须由总经理作决定的文件，由行政主管直接送至总经理批示再交相关部门办理，最后由行政主管在《文件签办单》上签上办理情况，并和原件一起退回行政文员存档。分发文件时，各部门文员要在《收文登记薄》（附件14）签收栏内签名并签注日期。 当一份文件须经多位部门负责人、副总及总经理批示和处理时，由行政主管组织传递和阅读；传阅文件应于每天下午下班前送回行政文员，如有需要可办理借阅手续，阅后及时送回；文件批阅、办理完毕后原件应退回行政文员，由行政文员负责在《收文登记薄》注明办理情况，并存档备查。 各类报告、请示、总结、合同审批等文件均严格审核，原件归口行政文员存档，并由行政文员进行统一登记，呈报分管领导。日常报表等不需登记，但仍需制表、审核署名。 领导批示意见中若有指示需进一步处理的，要尽快办理，并由处理部门负责人及时反馈处理意见