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其 它 ·767· 浅论档案质量管理 俞剑英 (首都航天机械公司) 摘要随着档案管理优化和档案信息化建设的发展，档案质量管理成为档案管理中不 可忽视的一部分。明确档案质量管理内涵，学习档案质量管理知识，形成档案质量管理意识， 是档案管理人员的职责和任务，充分发挥科学管理和专业技术的作用，不断提高档案管理质 量，是现代档案管理的当务之急。 关键词档案质量科学管理档案质量管理 引言 自从20世纪以来，档案管理发展方向主要是由纸质化管理和完全手工记录方式到纸质化管理和电 子化管理并存转变为现如今飞速发展的信息化、网络数字化管理的模式。但是档案质量管理常常被忽 视，从而导致档案质量管理发展缓慢。本文主要讨论档案管理质量，希望档案管理人员加深对档案质 量的认识与理解，为进一步做好档案质量管理工作做出应有的贡献。 1什么是档案质量 档案质量分为： 前期质量：即档案原始形成质量。 中期质量：即档案整理归档质量。 后期质量：即档案管理过程质量。 2档案质量主要包含哪些方面 2．1档案的内在质量 档案的内在质量，在于它的客观属性，即档案满足人们的利用、使用性能。确切地说，就是档案 中有价值、有用的东西。档案中的信息量是档案的真正价值存在的意义，主要因素有：1)文件的完整 性，即是否把历史活动过程全面记录下来；2)文件的准确性，即是否将历史活动过程真实、准确的记 录下来；3)文件的有效性，即是否经过一定行政级别的责任签署并能产生法律效用。 2．2档案的外在质量 档案的外在质重，它同产品的外观质量一样，是人们判断质量视觉的第一印象，是重要的质量标 志。它主要取决于形成文件所用的载体质量、书写工具、书写质量等。一般来说，归档文件要符合有 关标准规定的书写质量，为了保证档案能长期或永久保存，纸张、软盘、磁盘、音像制品等质量应符 合要求，归档文件要书写清晰等。 2．3档案的管理质量 档案的管理质量离不开规范管理，因此要制定规章制度，做到有章可循。大的方面主要表现在人 2012年增刊 ·768· 第四届中国航天质量论坛 的工作态度、责任心、事业心。具体说就是各项制度的建立和不断完善，更主要的在于档案工作者对 各项制度的执行和按照职责尽心尽力地工作。档案的开发利用一方面体现档案价值，另一方面也能充 分反映出档案的管理质量。 2．4档案的服务质量 服务质量是档案质量管理的重要内容，要提高档案的服务质量必须做到：1)要提高档案服务人员 的服务意识，使其人人做到“急利用者所急，想利用者所想”。2)要拓宽档案服务人员的知识面，使 其能对各种档案进行优质管理，能为各种专业人员提供专业的优质服务。3)要使档案服务人员熟悉档 案整体状况和内容成分，积极为利用者提供宣传和指导服务。 3档案质量管理的要求 3．1必须牢固树立档案质量意识 档案质量的提高与工作人员的质量意识有着密切关系。其中领导的档案质量意识最为关键，领导 同志必须提高认识，转变观念，认清档案管理的重要性，认清档案数字化是大势所趋，要高度重视本 单位网络信息化、数字化建设，要牢固树立档案质量意识，用较高工作质量来促进档案管理。 3．2加强管理，完善规章制度，建立内部人员的制约机制，不断提高档案人员素质 良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础，从事档案工作的人员要有良好的政治思 想素质。具体来说，就是要有强烈的事业心和高度的责任感，要有良好的服务意识，要有默默无闻、 无私奉献的档案人精神。档案工作又是一项业务性比较强的工作，档案人员业务素质的高低对档案质 量起着至关重要的作用，各级各类档案工作人员要从搞好档案工作，提高档案质量的角度来加强自身 的业务学习。各级领导要给从事专兼职档案工作的人员创造业务学习和培训的机会，使他们的业务知 识能更好地适应新时期档案工作的要求。 3．3把全面实现档案的价值作为检验档案工作质量的唯一标准 每个从事档案工作的人员，要通过加强档案的质量管理，更好地为科研生产服务，促进各项工作 质量和效率的提高，从而实现档案的真正价值。 3．4牢固树立“下道工序是用户”的