电子文件形成阶段长久保存风险分析及应对策略.pdfVIP

臣 学术固地 垒 坚 电子文件形成阶段 长久保存风险分析及应对策略 ■赵豪迈 潘莎 根据文件生命周期理论，电子 环节 ，都有可能造成电子文件质量 方的风险会迅速传导至文件后方， 文件从形成 、流转 、归档 (永久保 方面的缺损 ，如文件制作者弄虚作 即文件形成阶段的一些性状和 问 存)或者销毁、为用户提供检索利 假、审核责任人没有认真审核文件 题直接 遗“传”给了保存阶段，电子 用服务的整个过程中，任何一个环 内容的真实性等等，这些风险因素 文件在形成阶段的风险因素所造 节出现管理差错，都会对电子文件 造成了文件在形成过程中的不真 成的后果——有文件 的不真实、不 的长久保存构成威胁。其中电子文 实、不准确、不完整、不可读、不可 准确、不完整、不可读、不可用等等 件的形成阶段相比较文件生命周 用、不及时、失密 、不一致的风险后 质量缺损。这些风险后果和文件长 期理论中的其他阶段来说 ，尤其具 果，而电子文件若想长久保存 ，必 久保存的质量 目标完全相反，势必 有非常重要的作用。因此，立足于 须满足真实、准确、完整、可读、可 会威胁文件长久保存的目的。电子 电子政务环境下 电子文件 的形成 用、及时、保密、一致的质量要求， 文件形成阶段风险与长久保存的 阶段，对威胁其长久保存的各种风 文件形成过程中存在的风险因素， 关系如下图 1所示 ： 险因素进行分析 ，通过规避并消除 所造成的风险后果，必 这些风险，为电子文件营造一个 良 然威胁着电子文件 的 好的形成环境，使其能够形成符合 长久保存 目的。 长久保存质量要求的各类电子文 从文件整个生命 件，是非常必要的。笔者在此拟对 周期来看，电子文件形 政腑 曦予 电子 威胁 嶷件 电子文件形成阶段的风险进行具 成阶段的风险，直接影 =踅辨 长久 形成 像l撵 体分析，并提出应对策略。 响了其后续阶段即流 辍 一 、 电子文件形成阶段风险分 转、保存阶段的文件使 析 用情况及保存状态。对 电子文件在形成过程中，存在 于电子文件而言，其生 着方方面面的风险，这些风险的来 命周期前期的风险对 源 ，有来自领导决策层在传达文件 于后期的影响更大更 图 1电子文件形成阶段与长久保存关系图 内容的时候，也有文件制作者起草 直接一些。而在实际情况中，电子 二、电子文件形成阶段风险应 文件的时候，亦有文件审核人员或 文件的阶段}生是比较模糊的，很有 对策略 机构对文件进行审核的时候，在贯 可能文件在形成之后就开始进行 根据以上文件形成过程中的 穿文件形成的整体过程中，每一个 有效的保存。这就导致电子文件前 系统性风险，我们要加以防范，分 40l2014年第11期 }{ 1{{E‘ACAI)EM lC FIEi—I)l 清轻重缓急，以使得利用有效的人 须构筑起全方位的应对体系，关系