巧用Word的“邮件合并”功能套打毕业证书.pdfVIP

维普资讯 总第 50期 南京广播电视大学学报 2008年第 1期 Sum NO．50 JournalofNanjingRadioIVUniversity N0．1．20o8 巧用Word的 “邮件合并”功能套打毕业证书 常征旗 (南京广播 电视大学，江苏 南京 210029) 【摘 要】 “邮件合并”是 Wl0rd中一个强大并且非常有用的功能。文章主要介绍如何利用此功能来解决 学籍管理工作中比较复杂、烦琐 的毕业证书打印工作。 【关键词1Word邮件合并 证书打印 【中图分类-g-]TP391．1 【文献标识码】A 【文章编号】1009—1459(2008)01-0093-02 在学籍管理工作 中，毕业证书的打印是一项 现的字段 ，用 MicrosoftExcel2003做好数据文件 比较复杂、烦琐而量大的工作。对于每年几千份 (注意 ：Excel表格的第一行必须是字段名 ，而不能 的打印量 ，如果简单地一张张输入毕业生信息 ， 有表头 ，否则合并之后无法在 Word合并域选项 再进行打印 ，是无法进行的。如果用一些教务管 中显示字段名 )。 理软件 自带的打印功能 ，打印的信息又往往对不 2．建立主文档 。打开 MicrosoftWord2003，建 齐证书 ，常常 出现错位 的现象 ，而且如果证书版 立主文档 。 本进行更新 ，也无法对程序进行更改。对 于这些 (1)~11果 已经创建了一个文档 ，单击 【常用 】工 格式一致 ，数据字段相 同，但数据 内容不 同，且每 具栏上的 【打开 】按钮 ，打开该文档；如果还没有创 条记录单独成文、大量单独填写的文件连续打印 建文档 ，选择 【文件 】菜单 中的 【新建 】命令 ，在 【新 工作 ，巧妙利用 Word的 “邮件合并 ”功能就可 以 建 】对话框中选择模板或向导，创建一个新文档。 方便快捷地解决这个 问题 。本文介绍 了如何在 (2)选择 【文件 】菜单 中的 【页面设置 】命令 ，根 MicrosoftWord2003中使用的 “邮件合并”功能来 据毕业证书的高度和宽度 自定义纸张的大小 ，并 实现毕业证书的批量套打工作。 设置 页边距 。 一 、 创建合并文档 (3)在文档 内输入那些固定不变的文字，如毕 Word的 “邮件合并”里所用到的合并文档 由 业 日期 、学生性质等 ，根据毕业证书的要求设置这 两个部分组成 ：第一部分为主文档 ，包括 了要重 些字段应出现的位置和字体格式 、字号等。 复出现在毕业证书中的通用信息 ；另外一部分称 二、打开数据源 为数据源，数据源 中包括 了在各个合并文档 中各 1．单击 【工具 】菜单 中的 【信 函与邮件 】里的 不相 同的数据 ，如毕业证书里的姓名、性别 、毕业 【邮件合并 】命令 ，出现 【邮件合并 向导 】。在出现 证书号码等字段。数据源可 以是 已有 的电子表 的 【邮件合并 】窗 口中选择文档类型为 “信函”，然 格 、数据库或者文本文件 ，也可 以是使用 “邮件合 后单击 “下一步 ”。 并向导”创建的 Word表格 。本文使用 Excel文件