程序文件样本摸板..pptVIP

主要内容 人员 格式、文字、接口、相容。 文件的管理部门 文 件 审 定 五、管理文件的日常控制 1、按新的部门代码编号对文件进行编号管理； 2、文件件编写格式严格按集团公司《管理文件编写规定》执行； 3、集团公司管理文件实行网上发放； 4、所有单位输出纸介质的集团公司管理文件必须加盖“集团公司管理文件专用章”并登记，方可视为现行有效（受控）文件。 谢谢大家! 管理部 2011年10月22日 管理文件 编写与管理 一、管理文件概述 二、管理文件编写的组织 三、管理文件的编写要求 四、管理文件的审核及会签 五、管理文件的日常控制 培训提纲 一、管理文件概述 行政公文 管理文件 技术文件 集团 公司 文件 分类 各类文件的界定 行政公文：包括命令，请示，报告，批复,函，公告、通告，通报，通知，会议纪要，指示等； 管理文件：包括管理手册、工作程序、规定和实施细则等； 技术文件：包括产品文件、技术标准、工艺文件、检验作业指导书、设备说明书等。 各类文件的归口管理 行政公文：由集团公司办公室 控制； 管理文件：由集团公司管理部 控制； 技术文件：由技术中心等部门 进行控制。 管理手册 集团公司程序文件 各部门内部管理文件 一汽集团公司管理文件结构 各类管理文件的定义 管理手册：概要描述组织管理体系的过程 活动及其接口关系的文件。 程序文件：描述为进行某项活动或过程 所规定的途径和方法的文件。包括： 程序/规定/细则。 二、管理文件编写的组织 1、确定项目小组， 组织策划。 时序图 项目小组 2、明确过程、 确定任务。 文件清单 文件编写 进度计划 3、文件起草、修 改、审核。 文件初稿 初稿讨论、 修改、完善 文件会签稿 4、文件会签、审 定、批准、发 布。 文件会签单 发布的正式 文件。 三、管理文件的 编写要求 优化流程 考虑整体 协调统一 明确接口 （一）文件编写原则 （二）“程序”构成要素 封面 前言 流程图 1适用 范围 2术语 和定义 3职责 4工作程 序和要求 5相关 文件 6相关记录 和保存期 （三）“规定/细则”构成要素 封面 前言 1适用 范围 2术语 和定义 3职责 4工作内容 和要求 5相关 文件 6相关记录 和保存期 （四）各要素编写要求 ---- “中国第一汽车集团公司管理文件” 字样； ---- 文件编号和文件的批准人； ---- 文件的名称（中文）； ---- 文件的发布、实施日期和发布单位。 “封面”主要包括 ----该文件依据的上一层次（国家、行 业等）文件 ； ----该文件替代的原有文件 ； ----该文件的提出和归口部门 ； ----该文件的起草部门和主要起草人 。 “前言”主要包括 ----“流程图”为可选要素，每个“程序”必须有流 程图 ； ----分析流程，重点画出结点和接口关系 ； ----流程描述：图形重点描述流程概要 ； ----责任者：要写到职能部门二级经理单位和分公司、子公司； ----流向线条和信息反馈线条应是水平或垂直的 ； ----准确使用相关图形。 “流程图”要求 应明确文件适用的单位和业务， 必要时可指出不适用的界限 。 “适用范围”的编写要求 ----给出了为理解文件中某些术语所必需的定义。如没有要定义的术语在此条款后标注(无); ----应定义的术语 ： 在此文件中重要的专业术语； 行业或学科定义不同的术语。 “术语和定义”编写要求 “职责”的编写要求 ---- 主要描写有关单位在该项活动中应承担的任 务，如没有要说明的内容在此条款后标注(无); ---- 体现“5W1H”中的“谁来做”。 ----“职责”按部门列条。部门职责较多的可列下一层次的条。 ----确定“职责”时应考虑各部门的职责权限。 ----相关领导的职责也应明确。 “工作程序和要求”的编写要求 ----“程序”必备的要素和核心内容。 ----编写中应考虑的事项： 要体现流程优化原则。按流程描述，文字描述与流程图对应。 明确做什么，怎样做，什么时间做，活动输入（依据）、输出（结果）哪些文件、记录。 考虑整体，活动完整，接口明确。 保证文件之间的协调一致。 用词确切，注意分寸。 “工作内容和要求”的编写要求 ----“规定”或“细则”的必备要素和核必内 容； ----主要描写某项具体的活动或过程的要求或方法； ----没有流程的概念，表述的是活动或过程的规矩、尺度，展现的是一个封闭的区域或离散点阵的规范或要求。 相关文