浅谈电子档案管理中几个关键问题及其对策和建议.pdfVIP

信 息技术 ·103 · 浅谈电子档案管理中几个关键问题及其对策和建议 宿强 （牡丹江市人防指挥信息保障中心,黑龙江 牡丹江157000） 摘 要:电子档案是档案管理事业不断发展的产物，在对电子档案进行管理时，一定要优化管理措施，这样才能提高管理的效率，才能 提高电子档案的利用率。本文对电子档案管理中存在的问题进行了探讨，还提出了优化的对策以及提高管理水平的建议，希望对相关工 作人员提供一定帮助，促进我国电子档案管理事业更好的发展。 关键词:电子档案；管理；问题；对策；建议 在信息时代的社会背景下,传统的档案管理方式已经无法适应 子档案管理软件。建立统一的电子档案模板,采用通用、统一的文件 社会发展的现状,必须对传统的档案管理方式进行改革与优化。很 格式, 形成统一的接收数据格式, 并推广应用到各个单位和各个地 多档案馆引进了先进的信息数字技术, 提高了工作人员的工作效 区,从而保证电子档案管理建立的统一性,减小电子档案统一化管 率。传统的纸质保管档案的方式,会造成档案的缺失以及丢失问题, 的难度,保证电子档案的长期可读。 采用电子档案的管理方式,可以有效延长档案的保存时间,而且可以 2.2 保证电子档案管理的完整性 提高档案信息检索的效率,为利用者节省了大量的时间。在应用电 采用有关的技术措施,保证电子档案管理的原始性、真实性和完 子档案管理模式时,也存在一定弊端,必须找出相应的措施解决这些 整性,提高电子档案的可信度。具体可以采取的措施有:使用背景信 问题。 息和元数据,作为检验电子档案管理的原始性、真实性和完整性的 1电子档案管理中存在的问题 依据;使用签署技术,如光笔签名、数字签名;实行消息认证和身份验 1.1 电子档案管理中接收格式不统一 证,存储该用户的相关资料,在使用时必须进行认证;推行一种访问 控制技术—— 在我国很多档案馆中,都存在电子档案管理不统一的问题,这主 —防火墙技术,在本机构和其它系统网络之间设置障碍, 要是因为在对这些档案进行管理时,电子档案接收的格式并不统一, 防止非法访问, 盗窃机要信息和专利信息; 使用加密技术和档案备 影响了档案管理的效率,而且使得电子档案管理缺乏规范性。在社 份。这些措施的采用有利于保持电子档案文件的原始性、真实性和 会中,不同的单位在制定档案以及处理档案时,方法与格式存在不一 完整性,增加人们对于电子档案的信任,使其能够为更多的人、更多 致现象,而且很多企业单位使用的档案管理软件不同,所以,接收档 的单位有效利用,并且放心使用。 案的格式存在较大差异,这对提高电子档案管理水平带来了较大难 2.3 实现电子档案的标准化管理, 提高档案工作者的素质与能 度。 力 1.2 电子档案管理中档案完整性不高 加快培养精通计算机技术的档案管理的专业人才, 并且重视和 由于我国很多档案馆中,电子档案管理体系并不完善,所以,在 加强对现从事电子档案管理工作人员的培训。培养人才时,加强他 电子档案管理的过程中,容易造成电子档案缺乏原始性、真实性以 们对计算机知识、电子档案管理专业知识和思想素质的学习,使他 及完整性,这降低了档案利用的价值。电子档案的内容具有独立性 们精通计算机技术、熟悉档案管理专业知识、热爱档案事业、素质 以及变化性,很多电子档案并不是固定不变,在发展的过程中,相关 高、责任性强,为电子档案管理奠定坚实的人才基础。对现从事电子 人员会对档案内容进行修改,但是有的档案管理人员并没有做好校 档案的工作人员进行培训,增强他们的档案管理专业知识,提高他们 验工作,使得电子档案准确性以及真实性并不高。由于档案管理人 的素质, 同时让他们与时俱进, 熟悉和使用计算机进行档案管理操 员对电子档案没有进行校验以及审核,使得电子档案真实性并不高, 作,做到档案管理现代化。 而且很多错误的信息并没有被发现,与