综合档案馆电子文件命名方法及应注意的若干要点.pdfVIP

维普资讯 2008年7月 总第 135期 综合档案馆电子文件命名方法 及应注意的若干要点 胡清让 (开封大学 开封 475004 ) 摘 要 综合档案馆馆藏档案电子文件命名是电子文件管理工作的基础性环节。随着馆藏档案电子文件数量的不断增加，如何命 名馆藏档案电子文件名更科学，更有利于电子文件管理工作的开展 ，是一个需要认真探究的问题。本文对此提出了若干认识与 方法 。 关键词 馆藏 电子文件 命名 中图分类号 G27 文献标识码 B 文章编号 080614—4570 TheNominativeMethodofElectronicRecords Several EssentialAttentionsShouldBePaidinSyntheticArchives HuQingrang (KaifengUniversity Kaifeng 475004) AbstractThenominationofanelectronicreeordforthecollectedarchivesinsyntheticArehivesiSabasicsectorofthe electronicrecords’managementwork．Alongwiththeamountofelectronicrecordsofcollectedarchivesareincreasing uninterruptedly，how tonominatetheelectronicrecords’nameofcollectedarchiveswhichshouldbemorescientifically andmoreavailableforthedevelopmentofelectronicrecords’managementwork，it’Saproblem necessarilytomakea thoroughinquiryseriously．ThispaperprovidesSOll3eideasandmethodsforit． Keywords Collection Electronicrecords Nomination 一 、 电子文件名称命名的含义 保管者的相关信息、与不同载体 、不同稿本、不同格式同一文件 本文所说的电子文件的名称 ，不是指电子文件形成时由形 的区别和一致性。 成者 (包括使用计算机起草文件的工作人员 、打字员或专业文 1、电子文件形成者的信息 件输入者)命名的机读文件名 ，而是指各归档单位向综合档案 指电子文件形成单位的名称。这一名称应是该单位的全 馆移交后综合档案馆使用的机读文件的命名。 称，与其公章上的名称相一致。 所 以提出这一问题 ，是因为 目前还没有严格的电子文件命 2、电子文件本身的信息 名的规范与要求，电子文件的命名大都由文件形成者根据单位 包括该文件的发文字号 、发文时间、页数等信息。至于文件 惯例或个人习惯自行实施。如果各单位直接将这些没有统一命 题名信息，在电子文件没有向综合档案馆移交前，形成单位为 名规律的文件移交给综合档案馆 ，将给综合档案馆在接收、整 查找与利用方便，可以直接使用文件题名来命名电子文件 ，也 理、管理与利用这些电子文件时造成困难。这样就有必要对进 可以在电子文件名的相关信息中包括文件题名。但是，由于综 馆单位的电子文件命名进行规范与统一。笔者认为，一个移交 合档案馆保存 的电子文件的文件名中要包含一些形成单位没 到综合档案馆供综合档案馆保存和提供利用的电子文件完整 有的信息 ，而且要用尽可能少的字符表达尽可能多的信息。因 的名称应该包括如下4个方面的信