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商务写作概论（二）文书写作技巧 第二周 行文技巧 情感指数：增加文书的亲和力，与正式指数有时是相对的。 增加时间的敏感性：期限的重要性 数字的使用增加可信度：言之有物 数字的使用规范 ：数字的写作规范性 行文技巧一：情感指数 案例 某经理与下属小王参加完一次客户的会议后，给小王发的一个邮件的部分内容。由于在这次会议中，该经理面对客户公司所提出的诸多问题无法解答而处境尴尬。他认为这是因为小王没有与其进行事先沟通所造成的。 行文技巧一：情感指数 邮件内容：“……我们必须马上处理这件事情。在这次的会议上我因为没有了解到客户公司的最新信息而感到尴尬不堪。对我来说，这是一个不小的奚落。你我的确应该密切关注他们的情况，我希望从你那里而不是客户那里知道最新一切的消息，……” 出于对小王进行适当指导的目的，请对这封邮件进行必要的调整和修改。 行文技巧一：情感指数 一件真实的案例：2006年 EMC(全球网络信息存储领导厂商之一，总部设在美国)中国区总裁回办公室取东西。到门口才发现自己没带钥匙，而此时他的秘书已经下班。气呼呼的他在第二天凌晨1时13分给秘书发了一封措辞非常严厉且语气相当不客气的“谴责信”。 行文技巧一：情感指数 瑞贝卡(秘书的英文名)，这个礼拜二我刚告诉你，想东西、做事情不要想当然，今天晚上你就把我锁在门外，我要的东西都还在办公室里。问题就在于你以为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室，明白了吗？ 　　这位总裁并不只把这封信发给了秘书一人，还同时抄送给了公司的4位同事。 行文技巧一：情感指数 2天后，秘书用中文给总裁回信，语气之强硬，措词之严厉，丝毫不输来信。在这封“发飙信”中，她声明了6点意见，大意为： 锁门是为了安全； 总裁有钥匙忘带是自己不对，不要把自己的错误转移到别人的身上； 中午和晚上下班后是私人时间，总裁无权干涉； 虽是上下级关系，但请总裁说话注意语气。 　　秘书把这封信连同总裁的原信抄送给了EMC中国区的所有员工，包括北京、成都、上海、广州等地。 行文技巧一：情感指数 “邮件门”对陆纯初有何影响？ 昨天晚上，陆纯初授意远在美国的EMC公司大中国区市场部经理吴薇给记者发来声明。 这份外交措辞的声明表示，“最近这位北京员工的离职完全是一个个人行为和独立的事件，EMC中国区的员工都充满了信心与EMC一起取得更大的发展。” 行文技巧一：情感指数 “邮件门”事件为什么会发生？ 写回复MAIL的 HURUI，是EMC的元老级的秘书了，经历过几个中国区总裁，这样一个大密，职业修养可想而知，若不是陆为人刻薄，hurui 才不会有如此作为。 从这个事件中，也看到外企里面的“Email吵架”和“CC”文化的可怕。 行文技巧一：情感指数 小王，非常感谢你让我参加了昨天的会议。 会议之后，有一点很明显的是，你和我需要想出一套方法来，确保我能够及时了解对方公司的信息，我们需要更有效的合作。 所以，你能否在工作的每个阶段中都及时告诉我最新的消息？ 我们明天碰个面商量一些行动计划如何？…… 行文技巧二：增加时间敏感度 注意在文书中加入限定事情的最后期限 注意两个方面的问题： 时间的规范性：今天、昨天、明天等没有意义； 时间的精确性：注明准确的时间点； 行文技巧三：增加可信度 言之有物：事实、证据、数字。 案例：“每个员工的绩效考评将根据每个人的全面成长来计算，公司将会用几个标准来进行综合评分，希望每个员工重视个人的全面发展。” 修改：……评分，其中完成任务情况50％、客户满意度20％、团队精神20％以及沟通能力10％，…… 行文技巧四：数字的使用规范 1、“对于项目管理人才的需求每年都在增加” 分析：句子中提到了数量的增加，则应该加入确定的数值以明确相应的增幅，这个句子可以改为：“对于项目管理人才的需求以每年20%的速度在增加”。 行文技巧四：数字的使用规范 2、“您的账款已经过期了” 分析：仅仅提到“账款过期”的这个事实对于客户而言是没有任何实际意义的，应该在其中明确具体的过期时间，这个句子可以改为：“您的账款已经过期40天了”。 行文技巧四：数字的使用规范 3、“本月氯化钾产量为300吨，增加了8%” 分析：很明显这个句子中缺乏产量增加的比较基准期，可以改为：“本月氯化钾产量为300吨，相比去年同期增加了8%”。 行文技巧四：数字的使用规范 4、“本公司大专文化程度的员工由过去的54%上升到78%，大本文化程度的员工由过去的29%上升到53%” 分析：该公司总人数的比例应该是100%，而两类文化程度不同的员工比重之和在增长之后却达到了131%（78%＋53%），这显然是不合逻辑的。 这个句子应该改为：“本公司大专文化程度的员工由过去占总人数的54%上升到