邮件系统使用手册(notes)1.doc

Lotus Notes 8.5用户手册 目录 一、邮件用户登录 2 二．接收\新建邮件 4 5 (二)回复邮件 6 (三)转发邮件 7 (四)删除邮件 8 (五)新建邮件 9 三．创建联系人 13 (一)创建单个联系人 13 (二)创建联系人组 15 四．更改用户密码 18 五． 21 (一) 21 (二)设置签名 21 (三)设置颜色以标识特定的发件人 23 (四)使用规则过滤新邮件 24 (五)管理多个用户邮件 26 (六)授权其他用户访问本人的邮件信息 36 (七) Notes 归档操作 38 科技条线 二○一一年八月二十二日 一、邮件用户登录 Lotus notes 启动：在计算机桌面点击 图标 lotus notes 8.5 或从开始菜单 点击 Lotus Applications-Lotus Notes8.5 启动邮件程序。 如图 1. 图 1 输入用户密码（初始密码，各邮件用户请及时修改密码）如图2 图 2 登录成功后，将显示工作台界面：（图3） 图3 二．接收\新建邮件人抄送或密送在主题域中键入。 图 17 3、在消息正文中输入邮件具体内容，邮件中如需添加附件可在操作拦中选择回型针填加需要的附件，可选择一个或多个文件创建附件。如图17 图 17 图 18 在操作拦单击发送。 提示 新口令必须不同于一定数量的以前曾使用过的口令，只有在达到此数量后才能重新使 用旧口令。此数量由管理员设置，并显示在“更改口令”对话框中。例如，如果曾将口令设置为“Hello”，并且此对话框显示新口令不能与最近使用的 4 个口令相同，则您必须使用 4 个新口令之后才能重新使用“Hello”。 非常重要 ！！！ 由于口令存储在用户标识符中，因此不要忘记用新口令更新用户标识符的备份拷贝。 该用户标识文件存储在\IBM\Lotus\Notes\Data目录下，一般在所有文件列表的最后。 邮箱设置 邮箱的基本设置 邮箱的基本设置包括了邮箱的所有人，拼写检查设置及清空垃箱时间等。 图 24 (二)设置签名 Notes 允许您为自己的邮件创建个人或数字签名。可以从文本、HTML 或图象（图形）文件中创建个人签名。可以将文件存放于操作系统的任何位置，但是为了方便起见，建议把文件存储在 Notes 数据文件夹中。可以让 Notes 自动为要发送的所有邮件添加签名，您也可以在发送邮件时为单独的邮件添加签名。 1.在邮件界面左键点击操作栏中的“更多”－“首选项” 图 25 2.选择邮件－签名，勾选“在我的外发邮件末自动添加签名”，在“签名”区，编辑您自己的个性化签名。 图 26 3.点击确定完成添加 当新建邮件时，签名会自动添加在正文末端。 图 27 添加完毕后，个人签名将成为邮件 RTF 文本的一部分，您可以选择并将其删除。 请确保您所使用的 HTML 文件能在浏览器中打开、图像文件（.JPG、.BMP 或 .GIF）具有合适的尺寸。如果要为签名文本使用特定格式，请使用 HTML 而不是（纯）文本文件。如果邮件要发送给只能显示文本的电子邮件系统的用户，请使用文本文件. (三)设置颜色以标识特定的发件人 可指定相应信息来自特定个人在收件箱视图中选择所标记的颜色。可以同时指定前景颜色与背景颜色。例如，可以使用一种颜色组合来标识某个重要项目组中的同事，使用第二种颜色组合来标识您的经理，而使用第三种颜色组合来标识朋友发来的个人邮件。最多可以为三种颜色组合指定前景与背景颜色。 图 28 图 29 设置好的颜色组合将显示在收件箱、“所有文档”视图以及以后基于收件箱设计所创建的任何文夹中。 (四)使用规则过滤新邮件 可以通过邮件规则，让 Notes 自动处理您所收到的满足特定条件的新邮件消息。例如，您可以创建一条规则，用于检查来自特定发件人或包含特定主题的邮件，让 Not