加强信息化条件下高校档案工作建设.pdfVIP

档案资讯 加强信息化条件下高校档案工作建设 广东阳江职业技术学院莫卫霞 摘要：信息化条件下，传统的高校档案管理模式己不能适应社会的发展和学校的需求，高校档案工作在内客、方式等方面就要进行有针对 性的调整和建设。以适应网络环境下对档案工作的要求。 关键词：高校档案档案管理 一、问题的提出 息的开发利用价值认识不足，档案管理归类 施不力，不同的数据库管理系统就有不同的 随着通信技术、计算机技术的快速发展 工作常常在封闭、半封闭的系统中进行，使 软件配置，电子文件所使用的软件配置不断 和普遍应用，很多高等院校正在进行。数字 档案资料处于相对隔绝的状态，那种封闭、 频繁变化，直接造成前后电子文件相互不衔 校园”建设，它以信息资源为基础，以计算 半封闭的单纯强调保密的观念使得档案这种 接，新系统无法读取旧系统生成的电子文件， 机系统及网络为依托，实现教学、科研、管理、 信息资源没有发挥应有的作用，其利用率低， 随着时间的准移，1日系统的参数及程序容易 办公等校园信息的整合，从而使教学资源得 严重降低其在社会需求中的作用。其服务模 丢失，旧系统生成的电子文件也失去了运行 到充分利用，一个遍及全球的以现代化信息 式是一种以收集、保存、借阅为主的模式。 的基础。 网络为基础的新信息环境正在迅速形成，传 通过案卷目录、索引来反映档案信息，需要 3．档案信息化资源相对分散。随着高校 统的档案管理模式己不能适应社会的发展祀 人工查档来传递信息，服务形式呈现被动性， 信息化的不断发展，学校办公自动化系统的 学校的需求。如何做好网络环境下高校档案 缺乏多渠道、多层次的综合服务功能，没有 开发，产生了大量的电子公文，这些都需要 建设工作，是摆在各个高校面前现实而又紧 形成档案管理者扣信息需求者之间的良性互 及时、准确、有效地被新型的档案管I里系统 迫的课题。 动。 所接收。而很多高校档案馆的档案管理系统 二、信息化条件下高校档案管理建设工 (四)管理功能的迟缓化。目前，高校 无法融入到学校的整体自动化系统之中，导 作面临的主要问题 档案管理工作不能很好地适应现代经济模式 致各部门产生的越来越多的电子文件资源相 (一)档案管理制度不健全。近年来， 的要求和发展，其中一个重要因素在于管理 对分散，使得信息化档案接收的任务变得越 随着国家《档案法》、《普通高校档案管理 功能单一，不能蒹容。例如，在人事管理工 来越重。 工作办法》等一系列档案法规的出台，各高 作中，经常要用到各类人员数据库、调整工 4．高校档案部门档案上网带来的安全 校的档案法规制度建设也取得了长足的进 资数据库，缴纳各种保险数据库，这些数据 问题。开放的网络环境使大量以数字代码形 步。但从目前档案管理现状来看，很多高校 库分别由不同的上级主管部门下发，功能不 式存在的信息资源时时受到多方面的安全威 仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是基 同，类型不同，而现行所使用的管理数据不 胁，如计算机病毒，计算机黑客，有窃取行 层部门档案的管理缺乏有效的制约机制，存 能达到所需要求。那么，学校各单位及个人 为的间谍行为，对网络、信息系统和电子通 在着诸多问题。如有些高校没有建立规范的 对人事档案的利用只能 讯装置的蓄意破坏等都有可能对档案信息资 部门立卷制度，没有指定专人负责文件材料 通过查阅原始档案资料完成，这既会对 源构成威胁。因此，如何确保档案信息资源 的收集归档工作，每到年度归档立卷时临时 人事档案造成毁坏．又可能因使用权限的问 在开放的网络系统中安伞地存储和传输，最 安排人员搞突击等。 题，不能够很好的利用档案，还可能造成不 大程度地消除其不安全性，已经成为当前网 (二)档案管理不标准，档案收集不系 必要的麻烦。同时还给档案管理人员增加工 络环境下档案信息资源整合中的瓶颈性问 统。从许多高校的实际’睛况看，由于教学管