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中医药科技查新档案管理工作的实践与探索 ——以长春中医药大学中医药文献查新工作站为例 赵宏岩 (长春中医药大学) 【摘要】本文以长春中医药大学中医药文献查新工作站的实际工作出发，简述了科技查新档案管理 的基本内容，阐明了做好科技查新档案管理的重要性，提出了做好科技查新档案管理的有效途径。 1．中医药科技查新档案管理的必要性 科技查新档案包括查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询 号)明确规定：所有关于委托项目的材料应当及时移交档案保管人员，档案保管人员应当建立档案登记 簿。查新档案应当立卷保管，文书档案按年度归档，项目档案按项目立卷，查新档案的保管须有固定场所 和专用保密文件柜，并由专人负责管理。这些条款目录对科技查新档案的管理工作提出了明确要求。 长春中医药大学中医药文献查新工作站2012年建站，主要面向吉林省内中医药领域科研项目的查新 工作，中医药科学是医药科学的重要组成部分，查新项目档案反映了该领域的最新的研究状况，汇集了 大量的前沿科技信息，具有重要的科研参考价值和很强的保存性、保密性。因此，对于中医药科技查新 项目档案的管理工作是查新工作不可或缺的组成部分。长春中医药大学中医药文献查新工作站建站以 来，一直致力于科技查新档案的正规建设发展，并且在实践工作中不断地规范科技查新档案管理。 2．中医药科技查新档案管理的实践 对于委托人的查新档案，我T作站实行按年度立卷保管，并安排定人定柜定机负责。查新档案的 归档原则是“一题一袋”、 “十袋一盒”。具体做法是：完成一份查新报告后，查新报告与对应的委 托单归为一档，统一放在一个档案袋中保管，档案袋中的材料主要包括查新报告原件一份、查新委托 单一份以及委托项目相关的立项申请书或结题申请书等附件文档。工作人员在档案袋的固定位置注明 项目编号、项目名称、委托单位、委托人、委托时间、完成时间及文档内容等。档案装袋后，再将档案 袋装入档案盒中进行归档，每个档案盒装十个袋子，自制专用标签贴在盒脊上，注明年度，流水号(如 001—010)。将档案盒按从上到下、从左到右的顺序排列摆放在档案柜中。在文档归档的同时，工作人员 还要按年度和查新类别制作电子项目汇总表，以方便文档的准确查找。每个自然年度汇总表按查新类别 划分，可分为：立项查新、结题查新、报奖查新、博士开题查新，不同的查新项目登记在相应表格中。 汇总表题名位置注明表头(![H2013年博士开题查新档案汇总表)，表格内容包括：序号、项目编号、项 目名称、委托单位、委托人、委托日期、完成日期、查新员、审核员等。同时查新员将委托单、查新报 告以及相关资料的电子版统一以一个文件夹的形式存储在指定电脑上，文件夹是以项目编号加委托人姓 名的形式来命名。管理人员同样将文件夹按年度和查询类型进行分类存储，为防止病毒和黑客的侵袭， 115 存储计算机不联网，安装杀毒软件，并通过移动硬盘实行每日备份。 3．管理工作的几点思考 3．1注重查新档案的保密性 保证委托项目档案的保密性和安全|生是科技查新工作的基本原则之～。一项科研项目凝聚了科研人 员创造性思维的结晶。因此，查新人员在查新完成后，仍要保证查新档案的保密性和安全性，要严格履 行查新保密规定，不得泄露有关材料的内容，为项目的知识产权负责。无论是纸质档案还是电子档案， 均要由专人、专机负责管理和存储，明确责任，落实到人。对于已经解密的档案，须经本人同意后方可 提供查阅服务，但均不外借，仅限科研人员的学习与交流，不得用于商业用途。 3．2重视纸质查新档案的剔旧工作 纸质查新档案作为最初的原始资料，每年均会大量增加，占据大量的物理空间．不利于长时间在办 公室保存，为了克服这一缺点，查新站需要把握两点。第一是将纸质档案数字化，第二就是要及时做好 查新档案的剔旧工作。一般来说，每个委托的科研项目都会有一个从保密到公开的过程。保密期内的项 目需要严格保密，但等到专利公开、著作发表后，知识产权受到法律保护后，项目的保密要求就降低 了，这时就可以适当开展档案剔旧工作了。 虽然长春中医药大学中医药文献查新工作站成立的时间较短，但十分重视档案的定期剔旧工作，我 站每年的委托项目在200项左右，对于档案剔旧工作有明确规定：超过2年的查新