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文档管理的云 王玮惠 安徽马鞍山万能达发电公司，安徽马鞍山243051 摘要：云计算正在给企业信息化带来巨大的变革和创新，云的核心思想是将大量资源通过网络连接起 来，统一管理和调度，并构成资源中心，按需提供服务。文档也是一种资源，在文档管理中引入云，通过 信息化系统广泛收集文档、推送式的按需提供文档利用，将有效地促进文档管理为个人、部门、企业创造 价值，形成良好的正向循环机制。 关键词：云计算；文档；按需服务 圆2012电力行业信息化年会论文集 图2物资采购流程 践证明，文档管理前移需要与信息系统结合，使用 业需求的满足不仅需要附加值的创造，还要针对性 信息化的手段，在过程前端开始一体化管理，是保 宣传推广，促进专业人群查阅、交流及在工作中的 障最终档案收集的完整性、真实性、可靠性的最有 应用，通过实际工作产生新的专业文档，构建应用 效手段。 促工作、工作促积累的良性循环机制。 随着文档管理的前移和集中化管理的加强。文 部门使用文档的立足点是部门管理及本部门 档数量会出现较快增长，将逐步呈现海量数据的情 与其他部门的业务协作。作为企业内部的职能或 况。通过有效地利用分类、存储、检索技术，可以很 业务单位，一个部门需要承担多个职责模块。这就 好地解决大数据量的问题。 要求部门一方面要做好内部人员管理，更要按照职 责模块做好业务管理，这些业务管理常常具有跨部 2推送式一一按需获取文档 门协作性质。部门应该设计与职责模块相适应的 分类文档层级体系，通过文档跟踪工作进展情况， 完整、集中的文档存储目标是为了文档的有 协调业务间的往来配合。文档在部门管理中，成 效利用。利用文档的主体往往是一个人或一个集 为监控各个业务模块运转情况、管理工作成果的手 体，他们常带着明确的应用目标使用文档。为使 段。此外，良好的文档分类分级管理，在人员变动 用者提供及时、专业、易用、安全的文档访问，推送 需要工作交接时，起到了良好平滑过渡的作用，保 式——按需获取的应用模式能更好地实现文档的 障了工作的连续性。 价值。 企业使用文档的出发点一般是为了实现企业 推送式应用是主动的服务模式，是在洞悉用户 扩大盈利、管控风险的目标。为了扩大盈利，企业 需求基础上的推送。对企业而言，根据文档用户主 要做好做精主营业务。企业的业务往往在很长一 体的不同可以对文档管理的需求3个层次：专业需 段时间具有重复性，每次重复都积累了运营和生 求、部门需求、企业需求。文档收集、推广、利用的 产经验，每次重复都是在原有基础上的优化和提 循环如图3所示。 升。因此，企业级文档体系成了组织管理经验的 记录、复用、提升的载体。为了降低风险，企业需 要使用规章制度、标准流程来规范企业的运作，需 要规划业务流转过程中形成的数据流转关系，需 要设计逻辑严密的各种凭证、表单