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高校文书管理工作相关问题初探 张月桂 王孝全 北京林业大学 北京100083 摘 要：本文以北京林业大学校办公室10年文书管理工作的实践为基础，对文书管理工作 相关问题进行了初浅的剖析，探索和揭示高校文书管理工作如何适应学校快速发展的需要， 如何跟上信息时代的发展步伐，提出了六个及时、六个把关、六个保证、六个要求和六个思 考，旨在使文书管理工作充分实现其职能，发挥其作用。 关键词：高校;文书; 档案;管理 和谐·发展·图书馆——第十届北京高校图书情报学术年会论文集 指令和下发的各类文件；校领导的指示、指令以及学校各项重要工作布置；以学校名义制定 的各类规章制度的颁发；学校各职能部门和下属基层单位的请示、报告；教职工的反映、要 求；学校给上级领导机关的请示、报告、情况汇报等，这些都要经过文书人员处理。因此， 要不怕麻烦，逐份登记，哪怕是本来可以顺手传给下一个单位的文件，都要重新进行登记后 再送出。在工作中时常遇到一些单位来查询文件去向，当翻阅登记本看到收件人签字时就一 目了然了，如果没有登记或登记不全，文书处理容易发生混乱和自流，办理完毕的文件也难 以收集齐全，一旦发生文件下落不明和失密现象，就会责任不清，给工作造成麻烦和损失。 (3)及时运转。有时一份文件需运转十多个单位，为避免运转处理周期长，防止“公 文旅行”，保证原件不遗失，可同时下传复印件，从而保证了各有关单位及时看到文件，使 文件精神及时下达，及时贯彻。 (4)及时催办。按办理的时限及时督促检查承办情况，防止拖拉延迟造成误时、误事。 有些文件要求尽快承办，可在文件右上角加盖“急”字标志并用铅笔在首页注明开会时间、 地点、上报时间、承办期限等，这样可以引起工作人员的重视并加强其责任心。另外，对呈 报领导阅签的文件，也要勤请示，勤催问。总之，我们要持之以恒的进行催办，不能忽冷忽 热，时断时续，还要明确催办是在检查的前提下进行的，只有这样，才能做到有的放矢。 (5)及时清查。为避免文件丢失，要以收发文本为依据，对所经办的文件定期检查， 每月小清理，每季大清理，年终彻底清。一旦发现文件下落不明，就要及时查找，以免 丢失。 ， (6)及时收集资料。文书管理工作一个重要方面，就是要勤于积累资料和整理资料。 只要充分占有资料．才能随时发现问题和提出问题。世界上发达国家的一个鲜明标志，就是 表现在他们对于资料工作的重视和储存、管理资料手段的先进。不过，不管科学技术发展到 怎样先进程度，文书管理人员自己动手整理资料也不能忽视。所以，我们在日常工作中要积 极主动收集各方面的资料，尤其是领导及有关人员外出学习、考察、参加各种会议带回的有 价值的文件材料，往往容易分散在个人手里，要主动收集这些帐外文件，而不是处于被动地 位，给什么，归什么。从文书立卷来说，若不重视质量，收集不齐全，整理不系统，鉴定不 准确，必然会影响档案形成的质量和以后档案的利用。因此，在收集时要注意把正文和原稿 找到一起；把正文和附件找到一起；把请示和批复找到一起，把本校根据上级来文形成的文 件和上级文件找到一起。一本高质量的案卷应是系统的，有机联系的文件组合体，它既保持 历史的真实面貌，反映各项工作的客观进程，又是后人工作的借鉴和凭证。在实际工作中既 要便于保管和保存，又要便于查考和利用。 二、做到六个把关是做好文书管理工作的基础 ● (1)把好用纸关，一般统一用A4纸。打印文稿时左侧留出装订线。 (2)把好用笔关，一般用黑色签字笔。不能用圆珠笔、红笔或铅笔改稿。 (3)把好签发关，领导签发时不能只签姓不签名，或不写年月日。 ‘ (4)把好行文规则关，不能一文数事，或请示性文件与报告性文件不分，不能多头主 送，以免造成不必要的麻烦。 (5)把好文件编号关，不能内外行文混合编号，文件编号要正确、规范。 322 资源管理与建设 签收——+登记——+分发———’拟办———◆批办—啼·承办———催办 根据档案形成的规律和立卷要求。拟制案 归卷