信息化临时性专项工作流程固化模式探索和实践.pdfVIP

T T SILICON VALLEY ■疆j 【科技刨新论坛】 信息化临时性专项工作流程固化模式探索和实践 郑寒峰 (浙江省烟草公司温州市公司 信息中心 浙江 温卅 『325027) 摘 要： 信息化临时专项工作都有一些共 同的特点，是一次性临时布置的重点工作，事件紧，任务重，却往往不在年度或月度工作计划之列的，因此没有固 定的流程支撑其运行。在周期的工作评估时，这部分的工作往往会被忽视，但实际上一个专项工作往往会耗费几个信息化从业人员大量的工作时伺和精力，引起工 作评估的失真。信息中心对这些专项工作进行周密的分析发现，这些工作一般都具备信息化项 目管理的基本特征。因此通过不断的摸索，寻找到这些工作和 “信息 化项 目生命周期管理”方法的相通性，建立 “协同项 目”的管理流程分类将这些工作通过固定的流程落地运行。 关键词：信息化：专项工作：项 目管理：流程固化 中图分类号：TV443．9 文献标识码：A 文章编号：1671—7597(2011)0310196--01 1提出问囊 定义：需要信息管理人员多人参与的配合其它部门的专项工作，并规定相匹 目前信息化的日常工作经常性出现一些突发性、I临时性的专项工作。 配工作标准和流程。这就为I临时工作流程固化运行奠定了制度基础。 虽然这些工作不在工作计划之列，但是 由于工作的紧迫性要求却往往会高 2)运行团队化原则。任何项 目的成功实施 ，在规划阶段需要的需求 于一些常规工作。是一定要保质保量 的完成，因此信息中心必须投入大量 的完整性，可行性分析的严密性，在实施阶段则需要实施方案的可执行性 的人力和物力资源确保其完成。但在这些工作完成的过程中，我们发现会 和部门之间有序配合，不是信息中心一个部门的事情，需要各部门之间的 出现以下一些问题 。 通力合作。 1)临时性专项工作的工作量评估 问题。由于信息中心整体 资源有 因此，我们通过建立显性的或者隐性的项 目团队来推动项 目的整体运 限，在实施过程中往往会影响一些常规工作的进行。但事后，我们评估系 行，解决了工作职责问题，达到了把控协 同项 目质量和进度难题。如 “攻 统管理员的工作时，非但这部分工作量得不到准确的体现 ，甚至会影响常 坚月”活动需要整个企业投入大量资源推动运行，就正式行文确定工作领 规工作的工作量评估。 导小组和实施组织机构，属于显性 的项 目团队。而 “办公公开，民主管 2)临时性专项工作的过程监控问题。因没有标准化流程规范，工作 理 ”因工作复杂度不是很高，就由办公室姜策同志，我以及信息中心项 目 过程管理没有清晰管理思路和执行标准，造成每个人的实施路径都大相径 文书管理员李灵峰同志，简单的组成一个隐形的项 目团队，以推动项 目的 庭。部门领导没有有效的管理手段监控工作的推进，出现偏差，无法及时 运行 。 纠正 3)过程有序化原则。既然是项 目，在过程管理上就可 以参照 信‘息 3)临时性专项工作的经验分享问题 。这些工作 由于进行过程得不到 化项 目管理作业指导书》流程进行运转。协同项 目通过 “项 目立项审 有效的记录，因此工作经验得不到有效共享，这是不利于信息化整体工作 批”、 “项 目实旌”和 “项目验收 ”三个子流程来实现过程控制，解决了 效率的提升的。 原来信息化部门接到临时性工作任务时，只重视实施，不重视规划，将项 因此，必须要建立一套有效的固化流程运行机制确保这些临时性专项 目建设的随意性转化为有序性。 工作的顺畅运行。 4)痕迹规范化原则。通过规范定义项 目的过程文档，形成了 项‘ 目