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建筑设计院档案管理工作探讨 闫庚秩 哈尔滨工业大学建筑设计研究院 150090 摘要：本文对建筑设计研究院的档案管理工作现状与问题进行分析的基础上，探讨了档案管 理新模式的探索与实践。 关键词：建筑设计院；档案管理；档案信息化 前言：档案，它的特殊功能具有的其他文献所不能代替的作用，它在总结一家公司发 展壮大、启发教育新人有着令人信服的凭证作用和参考作用。其内容是丰富的，它是各部门 和个人广泛利用的资料。 1.当前档案管理模式的现状与问题分析 为了适应发展，建筑设计研究院的档案管理一直以来十分注重运用IT技术进行档案 管理，在档案工作中运用最新的IT技术，如对归档档案进行目录管理的初级单机版档案管 理系统，后又发展为对档案管理的各项工作进行全方位、综合管理的网络版档案信息管理系 统，都在很大程度上提升了档案管理上信息共享、数字化档案的基本要求。 但是这些还仅仅是实现了一些新设备、技术的运用，也就是在传统的档案管理模式融 入了一些IT技术，并没从根本上真正改变管理方式。在这样的管理模式下，档案管理只是 围绕纸质实体档案进行的，对档案知识的提取、信息的转化、利用与交流都停留在较为初级 的基础上，不适应信息化建设的发展远景及对档案管理新的需求。具体体现在： 1.1 信息化的加快推行，对传统管理模式带来了牵引 现阶段，我国明确提出了加强“电子公文的归档”的工作任务，国家档案局制定《全 国档案信息化建设实施纲要》强调档案部门要积极参与信息化建设，《国家档案局第8号令》 对档案的保存期限作了明确的规定，这些都把电子文档的归档管理作为信息化建设的重要环 节纳入其总体设计框架。 1.2 纸质与电子档案并存，对传统的管理模式提出了改变的要求。 建筑设计院的档案涉及行业众多，纸质档案作为一种传统深深扎根于人类社会，它以 其载体的稳定、信息的可靠等优势，应发挥其原生性，同时电子文档的可读性、可快速搜索 等特性的也展示在面前。因此纸质与电子档案二者将长期并存。 另一方面现有的档案管理模式已很难适应新的需求，面对实体档案、电子档案并存， 面对服务需求多样化的现状，档案管理需要建立一套新的管理模式来应对现状。从传统的管 理方式过渡到档案信息化管理将是一次深刻的转变，是档案管理发展的必由之路。 2.档案管理新模式的探索与实践 2.1 以内部标准为依据，实现信息接收的控制 档案收集工作，是档案流程作业中的一个环节，正因为档案的特殊功能具有的其他文 献所不能代替的作用，完整的档案工作流程也是不可或缺，包含了档案的收集、整理、鉴定、 保管、利用、统计、编目、编研。 设计院在建筑档案的收集方面要实施档案登记制度，以企业标准的形式，将建筑工程、 市政工程、地下管线工程、及相关照片、录像档案的信息编目工作纳入归档整编要求之中。 明确档案实体、档案信息必须同时归档，使得新模式的实施从源头有了标准可依。成立专门 的档案管理室，赋予管理全院档案工作的职能和依规开放查询的权利，在体制上充分保证档 案接收归档渠道的畅通。 在参与电子文件生成、运转、归档过程的管理同时在办公自动化管理的基础上，利用 业务管理和档案管理有机连接，减少档案录入、整理环节，实现电子文件从登记、立卷到归 档、编目的一体化管理，实现了档案的自动生成。 加强了对电子文件积累、鉴定、编目、 归档等环节的监督、指导，保证了归档电子文件完整、有效、真实。为电子档案接收归档做 好各项准备。其中最主要的是该系统的编目标准、规范全部参照规定提供的标准，保证了电 子档案管理的科学化、规范化、标准化；更保证了档案从源头的规范，节约了人力物力，提 高了管理水平；为实现文件、档案、信息一体化管理迈出坚实的一步。 开发《设计院档案服务子系统》，建立标准电子档案接收数据格式，在全院贯彻实施、 推广应用，实现档案信息以电子载体形式与档案实体同时归档。实现信息管理的提前介入， 促成档案生产者、利用者、保管者、管理者之间的合作，共同产生更为优质的档案信息，从 而保证我们能勘定、保存和引用真实、可靠、完整的文件和档案。从根本上解决档案编目数 量大、时间长、费用高的问题，改变由档案员来进行数字化的被动局面，为将来实现真正意 义电子文件归档系统奠定了基础。 2.2 信息处理的多维化 通过开发完成的《设计院档