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论XML在电子文件管理中的功能与作用 张正强 [摘 要】 本文分析了XML在电子文件管理中的面向文档——自定义“电子 文件类型定义”的功能，面向数据——封装电子文件元数据的功能，面向语义—— 进行全文检索的功能；总结了XML在电子文件管理中对电子文件真实性、可靠性、 凭证性、可理解性及可检索性具有语言(因为XML本质上是一种语言)上的保证 作用。 [关键词】XML电子文件管理可扩展置标语言 XML(Extensible MarkupLanguage)，中文译为“可扩展置标语言”，它给电子文件的管理 带来冲击与影响可以说是巨大的。电子文件就其性质而言，是由计算机操作、传递和处理的 文件，因此，电子文件在其产生、流转、归档及保管的整个过程中，不仅要保证其能够在空 间上跨平台处理与交换，而且要保证其能够在时间上能够适应计算机系统的更新换代，即在 其后十年、百年甚至是上千年都能够不失真实性与凭证性地被读取。电子文件这一管理要求 对电子文件的格式、元数据的封装及其管理提出了很高的要求，而XML却能很好地满足这 一管理要求。那么，XML是怎样实现这一点的呢?下面我们就具体来分析一下Ⅺ肌在电子 文件管理方面的功能： 1．XML具有面向文档——自定义“电子文件类型定义’’的功能 XML可以是面向文档的，也可以是面向数据的。当XML面向文档时，其所描述的对象 是电子文件的逻辑结构，如标题、正文、强调等；当XML面向数据时，其所描述的是一个 个信息项，如日期、编号、邮编等。见示例1： XML描述文档类型的示意 示例1 面向文档的 面向数据的 通知密级=‘公开’ 收文登记 标题关于组织教学观摩的通知，标题 收到日期1999一Ol一21，收到日期 主送机关各区、县教育局，主送机关 收文编号032一Ol，收文编号 正文 来文机关 为了更好地推动我市教学改革的深入发 名称华东电力局，名称 展，并进一步展示我市教学改革的成果， ‘地址上海市南京东路123号，地址 现定于强调2003年3月15日，强调电话02l—1347924l，电话 组织一次全市的教学观摩，请各区、县 邮编200134，邮编 教育局作好有关筹备r作。 ，来文机关 ，正文 份数4份，份数 成文日期21301—12—15，成文日期文书处理号56055，文书处理号 ，通知 ，收文登记 17l 由于XML具有面向文档的功能，所以利用XML就可以对电子文件的内容结构进行置 标。但是，电子文件的类型很多，从其所表现内容而言，就有政府领域的公文类电子文件、 科技领域的科技类电子文件、商业领域的商用类电子文件以其法律领域中的法规类电子文件 等等。因此，电子文件的逻辑结构也是多种多样的，但是尽管如此，由于XML是元置标语 言，因此，根据XML的扩展机制，可以根据各类电子文件的逻辑结构制定出适合各类电子 文件的“电子文件类型定义”来。“电子文件类型定义”可以对各类电子文件的逻辑结构的 合法性起到保证作用，从而使在任何时候、任何地点生成电子文件都具有逻辑结构上的一致 性与有效性，这样就十分有利于电子文件在不同空间、不同时间和不同计算机系统之间进行 跨平台的传输与交换，同时也十分有利于电子文件归档后的证据价值的实现。 目前，在电子文件管理方面，利用XML这一功能来描述电子文件逻辑结构的项目很多， 如我国正在制定的《基于XML的电子公文格式》标准和美国国会制定的“基于XML的美国 国会法规文献的DTD和Schema”规范就是属于这一类型的项目。 我国于2001年开始起草基于XML的电子公格式