人事档案操纵手册（人事岗公用）[优质文档].docVIP

内部资料，注意保管 中国石油人力资源管理系统 用户操作手册人事档案管理（人事岗专用）人力资源管理系统项目经理部二〇〇九年三月目录 TOC \o 1-3 \h \z \u HYPERLINK \l _Toc225607949 一、 档案转递信息 PAGEREF _Toc225607949 \h 1 HYPERLINK \l _Toc225607950 1．档案转入管理 PAGEREF _Toc225607950 \h 1 HYPERLINK \l _Toc225607951 2．档案转出管理 PAGEREF _Toc225607951 \h 7 HYPERLINK \l _Toc225607952 二、 待移交档案材料管理 PAGEREF _Toc225607952 \h 9 HYPERLINK \l _Toc225607953 1. 功能概述 PAGEREF _Toc225607953 \h 9 HYPERLINK \l _Toc225607954 2. 操作流程图 PAGEREF _Toc225607954 \h 9 HYPERLINK \l _Toc225607955 3. 具体操作 PAGEREF _Toc225607955 \h 9 HYPERLINK \l _Toc225607956 4. 批处理工具的使用 PAGEREF _Toc225607956 \h 10 HYPERLINK \l _Toc225607957 三、 档案查（借）阅情况信息 PAGEREF _Toc225607957 \h 13 HYPERLINK \l _Toc225607958 1．档案查阅情况信息 PAGEREF _Toc225607958 \h 13 HYPERLINK \l _Toc225607959 2．档案借阅情况信息 PAGEREF _Toc225607959 \h 18人事管理岗在人事档案管理中的职责一、 档案转递信息1．档案转入管理（1） 功能概述 “档案转入”是记录档案材料转入情况的信息。（2） 操作流程档案转入根据业务流程，需要先从“待转递人事档案信息”做起，由人事管理岗和档案管理岗协作完成。如图：（3） 具体操作①操作路径：SAP菜单→人事档案管理②事物代码：ZPA30_HR13 - 管理人事档案信息③人事管理岗负责：维护 “待转递人事档案信息”的档案来源、回执时间、移交人、审核人、移交单位、状态栏。状态栏根据实际工作情况维护成“处理中”。如图：状态维护为“状态维护为“处理中”说明：移交单位：指人事管理处室、科室；移交人：指人事管理岗人员。举例：大庆油田公司人事部干部管理科，刘铭辉。④人事管理岗负责：档案审核通过后，将待“转递人事档案信息”中状态栏调整为“提交”，表示可以向档案管理岗人员提交档案。状态维护状态维护成“提交”（4） 批处理工具的使用《一》由“待转人事档案信息”自动生成“档案转入/转出”信息 当一次维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入：其一：操作路径：SAP 菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI205待转递人事档案信息批量导入程序其二：事务代码：ZHRBI205待转递人事档案信息批量导入程序具体操作：第一步：下载“待转递人事档案信息批量导入程序”模板：选择“下载模板”，用户可以根据需求决定是否要输出人员，如果选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员★如果是对系统里已有信息进行修改,请在“转递状态”中选择修改，同时在“档案材料状态”中选择相应的状态即可。如图：点击执行后，输出模板如图，人员编号和姓名会自动带出，维护员工“待转递档案”相关信息即可，其中字段“状态”有下拉选项且为必填，对于状态中三个下拉选项“处理中”、“提交”由人事管理岗人员维护；“档案员确认”由档案管理岗人员维护。★如果选择“档案员确认”导入后，会自动生成一条相应子类型（转入/转出）的“档案转递信息”维护完毕数据后，将文件另存为“Unicode 文本”格式：保存后，返回数据导入界面。第二步：上传数据。点击“上传数据”，在导入文件文件名中，选择刚才保存的文本，一般选择调用事务，运行方式选择“E 显示错误”，然后，点击执行。导入完成后，会出现如下两种情况：如果导入数据有错误，会在此显示员工号，姓名及其错误信息等。（2） 如果没有错误，则如下为空。这样批量的人事档案转入数据就导入完毕。《二》直接维护“档案转递信息”当一次直接维护多个员工的人事档案转递信息时，可以通过两种方式进入：其一：操作路径：SAP 菜单→人事档案管理→工具→ZHRBI205档案转递信息批量导入其二：事务代码：ZHRBI205档案转递信息批量导入第一步：下载“档案转递信息批量导入程序”模板：