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浅谈如何当好办公室主任
办公室是一个综合部门,协调机构、承上启下、沟通内外、协调左右、联系各方的枢纽,工作千头万绪、纷繁复杂。办公室的主要职责是“参与政务、管理事务、搞好服务”。办公室主任是一个单位的“总管家”,如何当好办公室主任,充分发挥办公室的职能作用,笔者根据自己的工作实践谈一点粗浅的认识。
一、要树立“一种理念”,增强做好办公室工作的责任感和使命感
今年以来受国际市场价格的影响,国内物价呈上涨趋势,物价管理部门的工作任务更加繁重。新的形势、新的任务,对办公室工作提出了新的、更高的要求。为适应新的形势和任务,必须树立办公室就是服务部、办公室主任就是服务员,办公室工作就是为领导服务、为基层服务、为群众服务的新理念。怎样才能做好服务工作呢?
一要有责任意识。要做好办公室工作,必须有高度的责任心,树立“零距离服务”和“零差错服务”的理念。办公室工作无小事,如果哪一个环节出现差错,就会牵一发而动全身,影响全局的工作。如编发信息、传阅文件、呈办文件、拟草公文等等,这些看起来都是小事,但件件事关全局,耽误了就是大事,就会贻误工作。高度的责任心是做好办公室工作的前提。作为办公室主任,必须保持高度负责的精神、一丝不苟的态度、严谨细致的作风,认真对待和切实抓好每一项工作,以保证全局工作的正常运转。
二要有真诚情感。要牢固树立真诚服务的理念,对外要热诚,对来单位办事的人要热情接待、礼貌待人,即“一张笑脸相迎、一把椅子让座、一杯热茶暖心、一片赤诚待人”,杜绝“门难进、脸难看,话难听、事难办”的现象。对内要真诚,大家在一起共事,是事业的需要,也是一种难得的缘分,要互相关心,互相爱护, 互相帮助,互相理解,互相尊重。要在办公室着力营造一种团结和谐、温馨融洽的氛围,要加强品德修养,顾全大局,谦让包容。要多看他人之长,常思自己之短;以责人之心责己,以恕己之心恕人。充满真诚之心,满怀真挚情感是做好服务工作的关键,服务要热情诚恳、耐心细致,要多联系、多商量、多协调、多沟通,坚持以诚待人、以理服人、以情感人。
三要有效率观念。要树立时不我待、只争朝夕的理念,要有强烈的时效观念和求真务实、雷厉风行的工作作风,做到遇事不推诿、不扯皮、不拖拉、不敷衍,不留工作过夜。要切实推行首问责任制和限时结办制,立说立行,急事急办,特事特办,要事快办,按时按量、保质保效完成各项任务。要注重探索和把握办公室工作的特点和规律,形成办事高效、运转协调、行为规范的工作机制。
二、要找准一个定位,当好领导的参谋和助手
办公室是参谋部、“智囊团”,是信息中心,是领导的左右手。作为办公室主任,必须找准自己的定位。当好领导的参谋和助手,这就是一个办公室主任的准确定位。如何当好参谋和助手,必须做到以下几点:
(一)勤于调查研究,注重总结分析。办公室主任要围绕中心工作,协调好各方面关系。在工作中注重把握分寸,做到责任到位不失职,工作主动不越位,这既是一条工作原则,也是一个工作方法问题。要学会在繁忙紧张的工作中调查研究,勤于资料积累,善于总结分析,及时准确地为领导决策提供各种信息、资料,充分发挥工作的主动性,多出点子、想办法。要深刻把握党和国家的方针政策,把握不断变化的国际国内形势,把握领导的工作思路,留心领导平时在不同场合的讲话和对一些具体问题的看法,善于将领导零零散散的思路进行系统总结和归纳,从中把握领导的思想脉搏和思维走向,从而有效地为领导决策提供针对性的服务,做到想领导之所想,急领导之所急,帮领导之所需,把办公室工作的重点转到当好领导决策参谋这一高层次的服务上。通过经常性的调查研究,及时、准确、全面地为领导提供有效信息,为领导正确决策提供科学的参考依据。
(二)善于管好事务,发挥协调作用。办公室主任要始终站在全局的高度,坚定地贯彻上级精神,协助领导做好协调工作。一是服务不添乱。要尽力为领导减少琐碎性事务,让领导集中更多的精力想大事抓大事。在处理日常事务中,要依法依理、中规中矩,揽事不揽权、到位不越位、补台不拆台、帮忙不添乱。二是解难不添忧。注重增强工作的预见性,防范可能出现的问题,把矛盾控制和解决在萌芽状态,不能一有问题就上交,一有困难就绕道,要敢于面对矛盾,要善于化解矛盾,为领导遮风挡雨、分忧解愁。三是成事不误事。办公室主任必须胸怀大局、心细如发,学会“弹钢琴”,统筹兼顾,科学安排,致力办公室工作管理的规范化、制度化,切实做到忙而不乱,繁而有序,大事不误、小事不漏,各项工作井井有条,环环相扣。
(三)敢于抓好督查,推动工作落实。督办工作是确保领导决策落到实处的重要一环,是办公室工作的一项重要职能,敢于督办、善于督办是办公室主任的基本职责和要求。如何抓好督查工作,主要应做到以下几点:一是要突出重点。围绕县委、政府和上级业务主管部门的工作部署,紧贴全局重点,工作方式应从被动性向主动性转变,工
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