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留办主任工作职责及工作流程
宣传工作
网站管理
现有的网站于2011年制作,现在共有中、英、日、韩、越等五个版本。包含宁波城市介绍、宁大概况、学院介绍、项目介绍、奖学金介绍、在校生须知、视频与照片等几大块内容。网站的内容需要定期维护与检查,把需要添加或者更新的材料发送到huanghaiting@nbu.edu.cn, 并详细注明放在哪一块内容下面。
招生简章
教育展是集中发放招生简章的最佳时期,因此招生简章一般在参加教育展之前一个月开始制作。流程如下:
第一步,要与各个办沟通,确定简章中文内容,并翻译成英文;
第二步,选择相关图片;
第三步,与广告公司联系,商量决定简章的板式及风格;
第四步,修改广告公司制作的招生简章初稿,英文部分要请外教把关;
第五步,确定版本用纸及制作册数。
教育展
目前定期参加的教育展由印尼北京语言文化学院组织,参展地点在印尼的各大城市,时间为每年的5月份及11月份左右。另外可以根据需要,从网络或者其他渠道,选择参加有实力的教育中介组织的教育展。参加教育展的流程如下:
第一步,主动与教育中介取得联系,获取参展信息;
第二步,确定要参加的教育展,获得邀请函,同时上报外事处,由外事处报省厅获得批件;同时准备参展用的宣传材料,如招生简章、横幅、易拉宝等;
第三步,办理护照及签证;同时持批件到宁波市财政局填写外汇申请表,并到中国银行换取外汇。
第四步,订机票,并将到达信息告知对方,确认接机事宜;
第五步,参加教育展;
第六步;回国后办理外汇核销手续并报销。
发展新的中介和合作伙伴
新中介和新的合作伙伴是留学生项目能够持续发展的保证,因此开拓新的中介及合作伙伴也是留办工作重点。
第一步,通过熟人推荐,网上搜索或者对方主动联系等方式,获取中介或合作伙伴信息;
第二步,检验中介或合作伙伴资历,确定中介或合作伙伴的合法性;
第三步,与中介或合作伙伴签署合作协议;
第四步,开展合作,并及时缴纳中介费或相关费用
接听咨询电话,接待咨询人员,回复咨询邮件
接听咨询电话或者接待咨询人员,一定要热情,要大力推荐我院的学历项目。邮件要求做到当日收到当日回复,如果不能马上给答案的,也要先回复说明原因,然后告知何时能正式回复。
奖学金评选
奖学金评选包括中国政府奖学金,孔院奖学金,省厅奖学金,宁大奖学金等。
中国政府奖学金
我校可自主招收研究生层面的中国政府奖学金生,留学基金委于每年4月初至6月底,受理各自主招生单位提交的招生录取材料。招生流程如下:
第一步,开拓招生渠道,来源可为校际交流、驻外教育机构推荐、校友推荐、个人申请等。通过邮件,上网等方式,把奖学金报名信息传达出去。
第二步,指导自主招生申请人通过“中国政府奖学金来华留学网上报名信息平台”报送申请人数据信息,并按要求收齐纸质材料。
第三步,把奖学金申请要求附上的所有申请材料;新生录取名单和替补选名单,加盖学校公章的《录取通知书》和201表上报学校国际合作处,由国际合作处寄到留学基金委相关部门。
孔院奖学金
孔院奖学金的评选一般在每年3月至4月中下旬。
第一步,与各国孔子学院联系,争取推荐名额;通过邮件等方式与符合申请条件的留学生联系,建议其通过所在国孔子学院申请到宁大学习;
第二步,指导申请人网上报名;
第三步,审核纸质报名材料,并上报学校国际合作处。
省厅奖学金
省厅奖学金评选一般在每年4月中旬至5月初。
第一步,通过各种渠道,宣传省厅奖学金,并告知省厅奖学金申请办法;
第二步,指导申请人填写表格,收齐材料
第三步,将所有材料递交学院,由学院讨论通过后上交学校国际合作处,由国际合作处上报省厅。
第四步,公示上报省厅的候选人名单
宁波大学国交学院优秀留学生奖学金
宁波大学国交学院优秀留学生奖学金评选在每个学期开学后一个月。
第一步,通过短信及班级通知,告知学生奖学金申请方式;
第二步,收齐材料,确认填写信息的准确性,补充成绩排名等信息;
第三步,材料递交学院,由学院讨论后,将候选人名单公示一个星期;
第四步,举行颁奖典礼,一次性发放奖学金。
活动组织管理
留办的常规活动有以下几项:、
留学生春游秋游
留学生春游一般在5月份举行,秋游一般在11月底举行。
第一步,收集合适的旅游线路;
第二步,通过班主任助理,了解学生的意向,选择最受欢迎的线路;
第三步,留学生报名,确定最终名单,将名单给旅行社,由旅行社负责购买保险;
第四步,出游。
中央电视台举办的汉语桥比赛
汉语桥比赛一般在5月中下旬举行。
第一步,宣传;
第二步,选拔参赛选手;
第三步,从汉语言文化知识,个人才能表演等两方面对选手进行培训;
第四步,带领选手参加比赛。
省厅举办的梦行浙江留学生中华才艺汇演
梦行浙江汇演的时间一般在11月底至12月初。
第一步,确定演出内容;
第二步,确
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