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·130· 管理科学 档案信息化建设存在的问题与解决措施 1 2 成立立 李伟 （1、安达市公共汽车公司，黑龙江 安达 151400 2、安达市妇幼保健院，黑龙江安达 1514000） 摘 要：档案管理信息化是近年来档案管理工作发展的趋势。随着信息技术的发展，利用计算机和网络技术管理档案的条件已经基 本具备。建立档案的信息化管理，能够实现档案信息资源的合理配置和资源共享、科学管理和利用，为社会提供高效优质的服务。 关键词：档案管理；信息化；问题分析 当今时代是信息进代，档案是重要的信息资源之一，加快档案 设，失去了它的真正意义。 信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现 3.3 信息资源开发各自为政，缺乏沟通。目前有大量已开发的目 档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手 录信息资源无法实现联网互通、数据共享。各馆的信息资源无法适 段。档案信息化管理是一项需要运用多种学科知识，专业配合，多部 应跨系统，跨平台的网络化应用需求，使信息资源开发出现各自为 门协作，多环节配套的复杂工程系统，档案管理发展到目前阶段，加 政、无法连通的现象，而档案信息的机密性又加剧了这现象的出现。 强管理和科学决策，是十分必要而有意义的。 在档案信息资源的开发工作中，大多数档案部门法律意识淡薄。 1 档案信息化管理的内涵 4 档案信息化管理的对策 涵盖以下四个方面的内容：第一，实现档案信息的数字化和网 4.1 加快档案信息化基础设施建设。建设数字化档案馆，大致包 络化；第二，实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第 括档案馆库房建设、档案馆馆藏建设、检索工具建设、规章制度建 三，实现档案信息高度共享；第四，必将引发档案管理模式的变革。 设、专兼职档案干部队伍建设及档案服务利用工作等等。继续推进 2 档案资源信息化建设的程序 运用计算机管理档案，提高档案馆计算机和网络技术的应用程度， 2.1 明确档案资源信息化建设的规划 逐步提高档案信息化水平。 档案资源的信息化建设，就是要利用计算机网络和数据库这个 4.2 促进档案信息资源建设。要建设数字化档案馆，就要用现代 信息技术手段实现馆藏各类档案的数字化，将网络化办公条件下的 化信息处理技术对档案馆中存府的档案包括纸制档案、照片、档案、 电子文档管理网络一体化。这就是通过办公网络，逐渐完成各种档 各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储，即进行数字化 案资源的数字化转换，档案管理部门和信息管理人员应有权监督归 档案馆藏的建设。 档部门对电子文件的鉴定和归档情况，以杜绝有档不归、归档不全 4.3 加强档案目录数据库建设。要充分运用计算机技术，加快档 或者归档不及时不规范现象。 案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。各部门向档案馆 2.2 提高档案资源数字化的程序 移交档案时，要尽量做到同时移交机读目录。 档案的数字化处理必须做到不可变更，即“固定化”。如纸质档 4.4 加强档案归档管理，档案部门要根据档案管理的要求，加强 案尽可能采用图片扫描，做到对页面内容的保真。录音录像档案的 对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证 数字必须保持原样永久存储。电子文档要做到草稿、修改稿、发文 各单位生产的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档 纸，正文一并归档，修改稿要保留草稿字样和改稿人性名、修改内 案接收、保管、利用的技术方法，制定电子档案管理办法。最后实现 容、修改时间、并做到整套归档的电子文件不可改变。 档案信息处理计算机化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服 档案资源数据库的全安管理是档案信息化建设首要的前提条 务网络化。 件，这就是档案管理的保密问题，其涉及三方面内容：