浅谈企业档案工作de规范化标准化.pdfVIP

2O11．04 西部大开发 ·中旬 科学发展观与思想政治 W EST c H INA D EV ELO PM ENT 浅谈企业档案工作的规范化标准化 杨 军 (新疆塔里木河种业股份有限公司，新疆 阿克苏 843000) 摘 要：档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节，是提高档案利用价值的有效途径。只有实现档案J-作的规范化、 标准化管理，才能客观地反映出企业生产经营活动的本来面貌，维护档案的完整与安全，便于企业系统地开发和利用档案信息资源。 关键词：企业：档案工作 ；标准化 中图分类号：G275．9 文献标识码：A 文章编号：1009-8631(2011)04—0025—01 一 、 做好文书处理工作 动中办理完毕的具有保存价值的各种文件，包括党、政、工、团以及 档案 由公文转化而来。公文制发的质量高低 ，直接影响着档案的 人事、保卫、财会、基建等工作中形成的各种形式和载体的文件，均 质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。在公文制发过程 应归档。尤其是近年来计算机的广泛应用形成了许多非纸质载体的 中．要重视做好以下几项工作 ：一是公文用纸质量要好 ，幅面尺寸规 文件．如存储在磁盘、磁带、光盘、缩微胶片等介质上的会计数据和 格要统一、规范、标准，必须符合 《国家行政机关公文格式》规定。排 文件、信息等。这些数据和文件、信息也都是有关立档单位经济活动 版形式为横写横排，双面印刷，页码套正，左侧装订，不掉页。二是要 的真实记录，也应当及时归档。此外，为了保证这些数据和文件、信 检查制发公文是否履行了签发手续，公文标题是否规范、准确，主送 息的可读性，必须在归档时注意将相关的支持软件及其说明材料等 单位和抄送单位是否准确，落款是否与公文一致，有无El期等。三是 一 并归档保存。二是明确归档时间。如支书档案，要求在第二年的头 公文字迹要牢固、清晰。不论是草拟公文、缮印公文，还是各种记录、 三个月之内由文书部门整理后向档案室移交：会计档案要在会计年 报表、签字、批注等，要尽可能用碳素墨水或蓝黑墨水，不要用纯蓝 度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后在j个月之内，由会计 墨水，更不要用圆珠笔、铅笔书写 ，以保证字迹鲜明、清晰。打印时要 机构编制移交清册一式两份向档案室移交。三是维护全宗的完整 保证印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划，以有利于 日后长久 性。在归档工作中必须要把一个单位的档案作为全宗集中在档案室 保管利用。四是文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和 内，不允许把一个全宗的档案人为地分割。如有些单位要抽走另行 使用不规范的字及简化字等 ，以利于今后规范化、标准化检索手段 集中，应 以复制本代替。原件仍须回原全宗进行集中管理，要保持全 的实施 。 宗的不可分散性。四是对那些 内容庞杂的案卷进行重新组卷。重新 二、做好档案的收集工作 组卷的原则是尽可能地将那些相互存在某种联系的文件组合在一 档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，实现档 起。在重组过程中还应对那些无档号章、无卷 内目录、无案卷标题或 案工作的规范化、标准化具有重要意义。在档案收集中，要做好 以下 标题不清楚的案卷要重新加工填写，提高案卷的规范化、标准化和 几项工作：一是及时、全面地把档案收集进馆(室)。收集时不仅要注 利用效率。 意归档文件的齐全完整，而且要注意所接收的档案质量。二是档案 四、做好拴心留人工作 人员应持有积极的态度。为档案工作主动 “开源”，应采取各种有效 做好档案人员的拴心留人工作 ．是推动档案管理规范化、标准化 措施 ，把凡属于应 由本馆(室)管理的各种档案文件收集起来 ，以丰 的关键。一是要注重人才的使用 ．要敢于大胆使用那些工作能力强、 富馆(